Mengadaptasi Organisasi pada Pasar Sekarang

MENGADAPTASI ORGANISASI PADA PASAR SEKARANG

SEMUA ORANG MELAKUKANNYA

MEMBANGUN ORGANISASI DARI BAWAH KE ATAS

ORGANISASI YANG BERUBAH-UBAH

PERKEMBANGAN DESAIN ORGANISASI

Pertumbuhan bisnis menyebabkan apa yang disebut ekonomi skala (economies of scale). Istilah ini merujuk pada fakta bahwa perusahaan dapat mengurangi biaya produksi apabila mereka dapat membeli bahan mentah dalam jumlah besar; biaya rata-rata barang menurun ketika tingkat produksi meningkat.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI FAYOL

Fayol memperkenalkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

·        Kesatuan perintah. Setiap pekerja harus melapor ke seorang dan satu-satunya atasan. Keuntungan dari prinsip ini sangat nyata. Apa yang terjadi apabila dua atasan yang berbeda memberi Anda dua tugas yang berbeda ? Manakah yang harus Anda ikuti ? Untuk mencegah kebingungan seperti ini, setiap orang harus melapor hanya ke satu manajer.

·        Hierarki otoritas. Semua pekerja harus mengetahui kepada siapa mereka harus melapor. Para manajer harus memiliki hak untuk memberikan perintah dan mengharapkan orang lain untuk mematuhinya.

·        Divisi tenaga kerja. Fungsi-fungsi harus dibagi menjadi area-area spesialisasi, seperti produksi, pemasaran, dan keuangan.

·        Subordinasi kepentingan individual dengan kepentingan umum. Para pekerja harus menganggap diri mereka sebagai tim yang terkoordinasi. Tujuan tim lebih penting daripada tujuan para pekerja individual. Konsep ini masih sering sekali digunakan.

·        Otoritas. Para manajer memiliki hak untuk memberikan perintah dan kuasa untuk menggalakkan kepatuhan. Otoritas dan tanggung jawab saling terkait: Kapan pun otoritas dijalankan, tanggung jawab muncul. Prinsip ini juga diubah ketika para manajer mulai memberdayakan para karyawan.

·        Tingkat sentralisasi. Jumlah kuasa pengambilan keputusan yang diberikan dalam manajemen puncak seharusnya berbeda-beda sesuai dengan keadaan. Dalam organisasi kecil adalah mungkin untuk memusatkan semua kuasa pengambilan keputusan kepada manajer puncak. Namun, dalam organisasi yang lebih besar, kuasa pengambilan keputusan harus didelegasikan kepada manjer-manajer tingkat lebih rendah dan para karyawan, baik tentang isu besar maupun isu kecil.

·        Saluran komunikasi yang jelas. Semua pekerja harus mampu menjangkau orang lain dalam perusahaan tersebut dengan cepat dan mudah.

·        Tata tertib. Bahan dan orang-orang harus ditempatkan dan dipertahankan dalam lokasi yang baik.

·        Keadian. Seorang manajer harus memperlakukan para karyawan dan rekan kerja dengan rasa hormat dan keadilan.

·        Esprit de corps. Semangat kebanggaan dan kesetiaan harus diciptakan di antara orang-orang dalam perusahaan.

Prinsip-prinsip organisasi Weber mirip dengan prinsip-prinsip Fayol. Selain itu, Weber menekankan

·        Deskripsi pekerjaan.

·        Peraturan tertulis, garis pedoman keputusan, dan catatan yang mendetail.

·        Prosedur, peraturan, dan kebijaksanaan yang konsisten.

·        Promosi dan susunan kepegawaian yang didasarkan pada kualifikasi.

Max Weber memajukan struktur organisasional yang terdiri atas manajer menengah yang mengimplementasikan perintah manajer puncak. Ia yakin bahwa para pekerja yang tidak berpendidikan dapat diatur dengan sangat baik dengan cara mengharuskan mereka mematuhi peraturan yang ketat dan dimonitor oleh manajer atau supervisor. Pada zaman sekarang, industri atau bisnis apa yang akan mendapatkan keuntungan dengan menggunakan kendali yang seperti ini ?

MENGUBAH PRINSIP MENJADI RANCANGAN ORGANISASI

Hierarki (hierarchy) adalah sistem yang menempatkan satu orang berada di puncak organisasi dan ada susunan yang bertingkat atau berurutan dari atas ke bawah menuju para manajer dan orang lain yang bertanggung jawab kepada orang itu. Rantai komando (chain of command) adalah garis otoritas yang bergerak dari atas hierarki menuju tingkat yang terendah.

Birokrasi (bureaucracy) menjadi istilah yang digunakan untuk sebuah organisasi yang memiliki banyak lapisan manajer yang menentukan peraturan dan mengawasi semua keputusan.

Bagan Organisasi Biasa

Ini adalah bagan standar dengan manajer sebagai fungsi utama dan supervisor memberi laporan ke manajer. Setiap supervisor mengawasi tiga karyawan.

ISU-ISU YANG TERLIBAT DALAM STRUKTURISASI ORGANISASI

SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI OTORITAS

Otoritas yang tersentralisasi (centralized authority) muncul ketika otoritas pengambilan keputusan dipertahankan di tingkat manajemen puncak di markas besar perusahaan. Otoritas yang terdesentralisasi (decentralized authority) muncul ketika otoritas pengambilan keputusan didelegasikan ke para manajer tingkat lebih rendah dan para karyawan yang lebih familier dengan kondisi lokal ketimbang manajemen markas besar.

Keuntungan dan Kerugian Manajemen yang Tersentralisasi versus Terdesentralisasi

Tersentralisasi

Keuntungan:

·        Kendali manajemen puncak yang lebih besar

·        Efisiensi yang lebih

·        Sistem distribusi yang lebih sederhana

·        Kesan korporat atau merek yang lebih kuat

Kerugian:

·        Kurangnya respons terhadap pelanggan

·        Kurangnya pemberdayaan

·        Konflik interorganisasional

·        Moral yang lebih rendah jauh dari markas besar

Terdesentralisasi

Keuntungan:

·        Adaptasi yang lebih baik terhadap keinginan pelanggan

·        Lebih banyak pemberdayaan pekerja

·        Pengambilan keputusan yang lebih cepat

·        Moral yang lebih tinggi

Keugian:

·        Kurangnya efisiensi

·        Sistem distribusi yang kompleks

·        Kendali manajemen puncak yang lebih sedikit

·        Kesan korporat yang lemah

Ada saatnya ketika setiap restoran McDonald’s terlihat sama dan menjual jenis makanan yang sama. Keputusan manajemen yang tersentralisasi sangat sesuai dalam keadaan yang seperti ini. Namun, sekarang restoran McDonald’s ada di seluruh dunia dan pengambilan keputusan yang terdesentralisasi menjadi lebih sesuai karena manajer menyesuaikan diri dengan selera lokal dari setiap negara. Negara mana yang Anda harapkan untuk menjual bir ? Teh ?

MEMILIH RENTANG KENDALI YANG SESUAI

Rentang kendali (span of control) merujuk pada jumlah optimal bawahan yang diawasi oleh seorang manajer.

Tim kerja lintas fungsional sering membutuhkan bagan organisasional baru untuk menunjukkan hubungan antara para karyawan. Seseorang mungkin bekerja dalam departemen desain, tetapi ditugaskan bersama orang-orang di departemen engeneering dan pemasaran untuk membuat desain produk yang baru. Akankah Anda senang untuk berkali-kali bekerja dengan orang-orang yang berbeda dalam tugas yang baru ?

STRUKTUR ORGANISASI YANG TINGGI VERSUS DATAR

Struktur organisasi yang tinggi (tall organization structure) adalah struktur di mana bagan organisasional piramida akan sangat tinggi dikarenakan berbagai tingkat manajemen.

Struktur organisasi yang datar (flat organization structure) merupakan struktur yang memiliki lebih sedikit lapisan manajemen dan rentang kendali yang luas (yaitu, ada banyak orang yang melapor ke setiap manajer).

Keuntungan dan Kerugian Rentang Kendali yang Sempit versus Luas

Sempit

Keuntungan:

·        Lebih banyak kendali oleh manajemen puncak

·        Lebih banyak kesempatan untuk kemajuan

·        Spesialisasi yang lebih baik

·        Pengawasan yang lebih ketat

Kerugian:

·        Kurangnya pemberdayaan

·        Biaya yang lebih tinggi

·        Pengambilan keputusan yang tertunda

·        Kurang responsif terhadap pelanggan

Luas

Keuntungan:

·        Biaya yang lebih sedikit

·        Lebih responsif terhadap pelanggan

·        Pengambilan keputusan yang lebih cepat

·        Pemberdayaan yang lebih banyak

Kerugian:

·        Kesempatan yang lebih sedikit untuk kemajuan

·        Manajer yang bekerja berlebih

·        Hilangnya kendali

·        Lebih sedikit keahlian manajemen

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN DEPARTEMENTALISASI

Departementalisasi (departmentalization) adalah pembagian fungsi organisasional (desain, produksi, pemasaran, akuntasnsi, dan lain-lain) menjadi unit-unit terpisah.

Keuntungan departementalisasi mencakup:

1.      Para karyawan dapat mengembangkan keterampilan secara mendalam dan dapat maju di dalam departemen ketika mereka menguasai keterampilan-keterampilan tersebut.

2.      Perusahaan dapat mencapai ekonomi skala di mana perusahaan dapat memusatkan semua sumber yang dibutuhkan dan menempatkan berbagai ahli di area itu.

3.      Ada koordinasi yang baik di dalam fungsi tersebut, dan manajemen puncak dapat dengan mudah mengarahkan dan mengendalikan berbagai aktivitas departemen.

Dan kerugian departementalisasi menurut fungsi,

1.      Mungkin ada kekurangan komunikasi di antara departemen-departemen yang berbeda. Sebagai contoh, produksi mungkin begitu terisolasi dari pemasaran, sehingga  orang-orang yang membuat produk tidak mendapatkan umpan balik yang baik dari pelanggan.

2.      Para karyawan individual dapat mulai mengidentifikasi departemen mereka dan tujuan-tujuannya ketimbang tujuan organisasi sebagai satu keseluruhan. Sebagai contoh, departemen pembelian mungkin mendapatkan nilai baik di suatu tempat dan membeli barang dalam jumlah yang sangat besar yang harus disimpan dengan biaya tinggi untuk perusahaan. Transaksi seperti ini mungkin membuat departemen pembelian terlihat baik, tetapi transaksi ini merugikan keseluruhan profitabilitas perusahaan.

3.      Respons perusahaan terhadap perubahan eksternal mungkin lambat.

4.      Orang-orang mungkin tidak dilatih untuk mengambil tanggung jawab manajerial yang berbeda; daripada itu, mereka cenderung menjadi spesialis yang terbatasi.

5.      Orang-orang di dalam departemen yang sama cenderung terlibat dalam pengambilan keputusan dalam kelompok (cara berpikir yang sama dalam kelompok) dan mungkin membutuhkan masukan dari luar departemen untuk menjadi lebih kreatif.

Cara-cara untuk Melakukan Departementalisasi

Sebuah perusahaan komputer mungkin ingin melakukan departementalisasi menurut lokasi geografis (negara), sebuah pabrik menurut fungsi, sebuah perusahaan farmasi menurut kelompok pelanggan, sebuah pabrik kulit menurut proses, dan sebuah penerbitan menurut produk. Dalam setiap kasus, struktur yang ada harus sesuai dengan tujuan perusahaan.

MODEL-MODEL ORGANISASI

ORGANISASI JALUR

Organisasi jalur (line organization) memiliki jalur dua arah langsung untuk tanggung jawab, otoritas, dan komunikasi dan berjalan dari atas ke bawah organisasi, dengan semua orang hanya melapor pada satu supervisor.

ORGANISASI JALUR DAN STAF

Personel jalur (line personnel) adalah bagian dari rantai komando yang bertanggung jawab untuk secara langsung mencapai tujuan organisasional. Personel staf (staff personnel) menasihati dan membantu personel jalur dalam mencapai tujuan mereka (misalnya, penelitian pemasaran, nasihat hukum, teknologi informasi, dan manajemen sumber daya manusia).

ORGANISASI GAYA MATRIKS

Dalam organisasi matriks (matrix organization), para spesialis dari bagian-bagian berbeda organisasi dikumpulkan untuk mengerjakan proyek tertentu, tetapi masih merupakan bagian dari struktur jalur dan staf.

Keuntungan dari struktur organisasi matriks meliputi yang berikut ini:

·        Struktur ini memberikan fleksibilitas kepada para manajer dalam menugaskan orang-orang ke dalam proyek-proyek.

·        Struktur ini mendorong kooperasi  interorganisasional dan kerja sama tim.

·        Struktur ini dapat menghasilkan solusi kreatif untuk masalah-masalah seperti yang berhubungan dengan pengembangan produk.

·        Struktur ini menawarkan penggunaan yang efisien akan sumber-sumber organisasional.

Kekurangannya adalah:

·        Gaya ini mahal dan kompleks.

·        Gaya ini dapat menyebabkan kebingungan di antara para karyawan sehubungan dengan kesetiaan mereka kepada manajer proyek atau unit fungsional mereka.

·        Gaya ini mewajibkan keterampilan interpersonal yang baik serta manajer dan karyawan kooperatif; masalah komunikasi dapat muncul.

·        Gaya ini mungkin hanya merupakan solusi temporal untuk masalah jangka panjang.

Organisasi Matriks

Dalam organisasi matriks, manajer proyek bertanggung jawab atas tim-tim yang terdiri atas anggota-anggota dari beberapa departemen. Dalam kasus ini, manajer proyek 2 mengawasi karyawan A, B, C, dan D. Karyawan-karyawan ini bertanggung jawab tidak hanya pada manajer proyek 2, tetapi juga pada kepala departemen individual mereka. Sebagai contoh, karyawan B, seorang peneliti pasar, melapor ke manajer proyek 2 dan kepada direktur pemasaran.

TIM-TIM MANDIRI LINTAS FUNGSIONAL

Tim mandiri lintas fungsional (cross-functional self-managed team) adalah kelompok karyawan dari departemen yang berbeda yang bekerja sama secara jangka panjang (yang berlawanan dengan tim temporer yang terbentuk dalam organisasi gaya matriks).

Tim-tim di Rubbermain menghasilkan satu produk baru per hari. Apakah ini menguraikan menariknya sistem penyimpanan bagi Anda sebagaimana terlihat menarik bagi saya ?

MENGATUR INTERAKSI ANTARPERUSAHAAN

Apakah ini melibatkan pelanggan, pemasok, dan distributor, atau pemerintah, jejaring (networking) adalah menggunakan teknologi komunkasi dan cara lain untuk menghubungkan organisasi-organisasi dan memungkinkan mereka untuk bersama-sama mencapai objektif umum. Real time berarti saat sekarang atau waktu aktual saat sesuatu terajadi. Transparansi (transparency) terjadi ketika sebuah perusahaan begitu terbuka pada perusahaan lain yang bekerja dengannnya, sehingga penghalang yang tadinya solid di antara mereka menjadi tembus pandang dan informasi elektronik dibagikan seolah perusahaan-perusahaan tersebut adalah satu perusahaan.

Jaringan organisasi temporal yang terdiri atas perusahaan-perusahaan yang dapat digantikan yang bergabung  dan pergi sesuai kebutuhan disebut korporasi virtual (virtual corporation).

Beroperasi di dalam real time dapat menjadi suatu keuntungan yang nyata, tetapi juga dapat mengganggu. Pernahkah Anda melihat orang-orang yang sedang liburan menggunakan telepon seluler dan laptop untuk tetap berhubungan dengan orang lain ?

Korporasi Virtual

Korporasi virtual tidak memiliki ikatan permanen dengan perusahaan-perusahaan yang melakukan pekerjaan-pekerjaan produksinya, distribusinya, hukumnya, dan pekerjaan yang lain. Perusahaan-perusahaan yang seperti ini sangatlah fleksibel dan dapat beradaptasi terhadap perubahan-perubahan di dalam pasar dengan cepat.

BENCHMARKING DAN KOMPETENSI INTI

Benchmarikng melibatkan membandingkan praktik, proses, dan produk sebuah organisasi dengan praktik, proses, dan produk organisasi terbaik dunia.

Kompetensi inti (core competencies) adalah fungsi-fungsi yang dapat dilakukan oleh organisasi tersebut dengan sama baiknya dengan atau dengan lebih baik ketimbang organisasi lain di dunia.

Pengetahuan semakin meningkat dan teknologi berkembang begitu cepat, sehingga perusahaan hanya dapat mempertahankan keunggulan dengan melakukan benchmarking akan segala hal yang mereka lakukan dengan yang terbaik dalam semua industri. Itulah bagaimana K2 mampu mencari material dan proses yang terbaik untuk membuat sepatu ski-nya. Kepada siapakah Anda dapat belajar untuk mendapatkan cara terbaik guna mempersiapkan kelas dan ujian ?

BERADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN

RESTRUKTURISASI UNTUK PEMBERDAYAAN

Restrukturisasi (restructuring) adalah mendesain ulang sebuah organisasi, sehingga dapat secara lebih efektif dan efisien melayani pelanggannya.

Organisasi yang terbalik (inverted organization) meletakkan orang-orang yang dapat dihubungi di atas CEO di bawah bagan organisasi.

Acap kali, hal-hal kecil yang dapat membuat perbedaan besar dalam persepsi konsumen. Pemain piano di toko Nordstorm menambahkan banyak hal perihal suasana. Namun, yang lebih penting adalah kuasa yang diberikan Nordstorm kepada para karyawannya untuk mengambil keputusan tentang pengembalian pelanggan, dan lain-lain. Bagaimana pemberdayaan ini membantu toko membangun hubungan dengan para pelanggannya ?

BERFOKUS PADA PELANGGAN

MENCIPTAKAN KULTURAL ORGANISASIONAL YANG BERORIENTASI PADA PERUBAHAN

Kultur organisasional (atau korporat) (organizational (or corporate) culture) dapat didefinisikan sebagai nilai-nilai yang dimiliki secara luas di dalam organisasi yang memberikan kesatuan dan kooperasi untuk mencapai tujuan umum.

Richard Tait menyebut dirinya sendiri poo-bah (orang sombong yang memiliki banyak pengaruh atau memegang banyak kantor dalam waktu yang bersamaan) untuk Cranium, pemanufaktur permainan papan yang sukses dengan nama itu. Whit Alexander, yang melakukan pengembangan dan manufaktur produk, disebut ketua orang tolol (chief noodler). Kriteria mereka untuk pengambilan keputusan adalah cerdik, berkualitas tinggi, inovatif, ramah, dan menyenangkan. Jenis gaya kepemimpinan dan kultur perusahaan apakah yang Anda harapkan dalam sebuah perusahaan yang begitu kasual ?

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi formal (formal organization) yang merupakan struktur yang memperinci jalur-jalur tanggung jawab, otoritas, dan posisi. Ini adalah struktur yang diperlihatkan di bagan organisasi. Organisasi informal (informal organization) yang merupakan sistem hubungan yang berkembang secara spontan ketika para karyawan bertemun dan membentuk pusat kekuatan. Organisasi ini terdiri atas berbagai golongan kecil, hubungan, dan jalur otoritas yang berkembang di luar organisasi formal. Ini merupakan sisi manusia organisasi yang tidak diperlihatkan di bagan organisasional manapun.