Sabtu, 03 November 2012

Memotivasi Karyawan dan Membangun Tim yang Mandiri


MEMOTIVASI KARYAWAN DAN MEMBANGUN TIM YANG MANDIRI
PENTINGNYA MOTIVASI
Penghargaan intrinsik (intrinsic award) adalah kepuasan pribadi yang Anda rasakan ketika bekerja dengan baik dan mencapai tujuan. Penghargaan ekstrinsik (extrinsic award) adalah suatu hal yang diberikan pada Anda oleh orang lain sebagai pengakuan atas pekerjaan yang baik. Hal-hal, seperti kenaikan bayaran, pujian, dan promosi merupakan contoh penghargaan ekstrinsik.
FREDERICK TAYLOR: BAPAK MANAJEMEN ILMIAH
Cara untuk meningkatkan produktivitas, pikir Taylor, adalah untuk secara ilmiah mempelajari cara yang paling efesien untuk melakukan hal-hal, menentukan satu “cara terbaik” untuk mengerjakan setiap tugas, dan kemudian mengajari orang-orang metode itu. Ini menjadi dikenal sebagai manajemen ilmiah (scientific management).
Taylor terus menemukan banyak ukuran dan bentuk sekop dan dengan pengukur waktu di tangan, mengukur hasil dalam apa yang disebut studi gerakan waktu (time-motion-studies) studi tugas yang dikerjakan untuk menyelesaikan pekerjaan dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap tugas.
Insinyur Amerika Frank dan Lillian Gilbreth mengembangkan prinsip ekonomi gerakan (principle of motion economy) yang menunjukkan bahwa setiap pekerjaan dapat dipecah menjadi serangkaian gerakan dasar yang disebut therblig (Gilbreth mengeja ke belakang dengan t dan h yang diubah urutannya).
ELTON MAYO DAN STUDI HAWTHORNE
Penemuan para peneliti memulai perubahan yang mendalam dalam pemikiran manajemen yang memiliki akibat sampai saat ini. Berikut adalah kesimpulan mereka:
·        Para pekerja di ruang pengujian menganggap diri mereka sebagai kelompok sosial. Suasananya informal, mereka dapat berbicara dengan bebas, dan mereka berinteraksi secara tetap dengan penyelia dan pelaku eksprimen. Mereka merasa spesial dan bekerja keras untuk tetap berada dalam kelompok tersebut. Ini memotivasi mereka.
·        Para pekerja terlibat dalam perencanaan eksprimen. Sebagai contoh, mereka menolak satu jenis jadwal pembayaran dan merekomendasikan yang lain, yang digunakan. Para pekerja merasa bahwa ide mereka dihargai dan bahwa mereka terlibat dalam pengambilan keputusan manajerial. Ini juga, memotivasi mereka.
·        Tidak peduli seperti apa kondisi fisiknya, para pekerja menikmati suasana ruang spesial mereka dan bayaran tambahan yang mereka dapat untuk produktivitas lebih. Kepuasan pekerjaan meningkat drastis.
Sekarang, para peneliti menggunakan istilah efek Hawthorne (Hawthorne effect) untuk merujuk kecenderungan orang-orang untuk berperilaku secara berbeda ketika mereka mengetahui mereka sedang dipelajari.
Elton Mayo dan tim penelitiannya dari Harvard University tidak mengetahui bahwa mereka akan selamanya mengubah keyakinan para manajer tentang motivasi karyawan. Penelitian mereka di pabrik Hawthorne Western Electric di Cicero, Illinois, melahirkan konsep motivasi berbasis manusia. Sebelum studi Hawthorne, para pekerja sering diprogram untuk berperilaku seperti robot manusia.
MOTIVASI DAN HIERARKI KEBUTUHAN MASLOW
Hierarki kebutuhan Maslow (Maslow’s hierarchy of needs) yang tingkatannya adalah sebagai berikut:
Ø  Kebutuhan fisiologis: kebutuhan kelangsungan hidup dasar, seperti kebutuhan akan makanan, air, dan tempat perlindungan.
Ø  Kebutuhan keselamatan: kebutuhan untuk merasa aman di tempat kerja dan di rumah.
Ø  Kebutuhan sosial: kebutuhan untuk merasa dicintai, diterima, dan menjadi bagian dari kelompok.
Ø  Kebutuhan harga diri: kebutuhan akan pengakuan dari orang lain, serta rasa harga diri dan status atau kepentingan.
Ø  Kebutuhan aktualisasi diri: kebutuhan untuk mengembangkan potensi tertinggi seseorang.
Hierarki Kebutuhan Maslow
Hierarki kebutuhan Maslow didasarkan pada pemikiran bahwa motivasi berasal dari kebutuhan. Apabila satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan itu tidak lagi menjadi motivator, jadi kebutuhan tingkat tingkat lebih tinggi menjadi motivator. Kebutuhan tingkat lebih tinggi menuntut dukungan dari kebutuhan tingkat lebih rendah. Bagan ini menunjukkan berbagai tingkat kebutuhan. Apakah Anda mengetahui di manakah Anda berada dalam bagan itu saat ini ?
MENERAPKAN TEORI MASLOW
Andrew Grove, bekas CEO Intel, tetap merupakan salah satu sumber bisnis yang paling dihornati di Amerika Serikat. Buku larisnya (Swimming Across, Only the Paranoid Survive) dianggap sebagai buku yang harus dibaca untuk para pelaku bisnis yang memiliki cita-cita. Grove yakin bahwa para manajer dapat menggunakan konsep Maslow untuk meningkatkan kinerja pekerjaan para pekerja. Menurut Anda, bagaimana para manajer dapat menggunakan teori Maslow di tempat kerja ?
FAKTOR-FAKTOR YANG MEMOTIVASI DARI HERZBERG
Pertanyaannya adalah: Apakah yang menghasilkan antusiasme untuk para pekerja dan membuat mereka bekerja dengan potensi penuh ? Hasilnya menunjukkan bahwa faktor-faktor yang memotivasi yang paling penting adalah sebagai berikut:
1.      Rasa pencapaian.
2.      Pengakuan yang didapat.
3.      Minat dalam pekerjaan itu sendiri.
4.      Peluang untuk pertumbuhan.
5.      Peluang untuk kemajuan.
6.      Pentingnya tanggung jawab.
7.      Hubungan kawan sebaya dan kelompok.
8.      Bayaran.
9.      Keadilan penyelia.
10.  Kebijaksanaan dan peraturan perusahaan.
11.  Status.
12.  Keamanan pekerjaan.
13.  Keramahan penyelia.
14.  Kondisi bekerja.
Kesimpulan dari studi Herzberg adalah bahwa faktor-faktor tertentu, yang disebut motivator (motivator), memang membuat para karyawan menjadi lebih produktif dan memberi mereka banyak kepuasan. Herzberg menyebut elemen-elemen lain dari pekerjaan sebagai faktor higiene (hygiene factors) (atau faktor pemeliharaan). Sebagian besar, hal ini berhubungan dengan lingkungan pekerjaan dan dapat menyebabkan ketidakpuasan apabila tidak ada, tetapi tidak selalu memotivasi para karyawan bila ditingkatkan.
MENERAPKAN TEORI HERZBERG
Motivator dan Faktor Higiene Herzberg
Ada beberapa kontroversi dari hasil-hasil Herzberg. Sebagai contoh, manajer penjualan sering menggunakan uang sebagai motivator. Studi baru-baru ini telah menunjukkan bahwa uang dapat menjadi motivator bila digunakan sebagai bagian dari program pengakuan.
Motivator
Ø  (Faktor-faktor ini dapat digunakan untuk memotivasi para pekerja)
Ø  Pekerjaan itu sendiri
Ø  Pencapaian
Ø  Pengakuan
Ø  Tanggung jawab
Ø  Pertumbuhan dan kemajuan
Faktor higiene (pemeliharaan)
Ø  (Faktor-faktor ini dapat menyebabkan ketidakpuasan, tetapi mengubah faktor-faktor itu hanya akan memberikan sedikit efek motivasional)
Ø  Kebijaksanaan dan administrasi perusahaan
Ø  Pengawasan
Ø  Kondisi bekerja
Ø  Hubungan antarperseorangan (rekan kerja)
Ø  Gaji, status, dan keamanan pekerjaan
Mengapa karyawan mengatakan mereka ingin bekerja untuk perusahaan-perusahaan ini ? Berikut adalah sedikit contohnya:
·        Nordstorm, peretail yang terkenal dengan pelayanan pelanggannya yang sangat baik, memberi para karyawannya peralatan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dan kemudian membiarkan mereka bekerja sendiri.
·        Synovus, prosesor pembayaran dan bank yang berbasis di Georgia, menghubungkan keberhasilannya dengan apa yang mereka sebut kultur ungkapan selamat atau dorongan.
·        Timberland, pembuat pakaian dan alas kaki, menawarkan cuti berbayar kepada para karyawan yang ingin “mengejar mimpi pribadi yang menguntungkan masyarakat dalam cara yang berarti”.
·        W. L. Gore, pembuat bahan Gore-Tex, membuat para karyawannya tetap terlibat dengan membiarkan mereka memilih apa yang mereka kerjakan.
PENGAYAAN PEKERJAAN
Pengayaan pekerjaan (job enrichment) adalah strategi motivasional yang menekankan pemotivasian pekerja melalui pekerjaan itu sendiri.
Mereka yang mendukung pengayaan pekerjaan percaya bahwa lima karakteristik pekerjaan penting dalam memengaruhi motivasi dan kinerja individual:
1.      Variasi keterampilan. Sejauh mana sebuah pekerjaan menuntut keterampilan yang berbeda.
2.      Identitas tugas. Tingkat sampai mana pekerjaan mewajibkan pelaksanaan tugas dengan hasil yang tampak dari awal sampai akhir.
3.      Arti tugas. Tingkat sampai mana pekerjaan memiliki pengaruh yang substansial pada kehidupan atau pekerjaan orang lain dalam perusahaan.
4.      Otonomi. Tingkat kemerdekaan, kebebasan dan keleluasaan dalam menjadwalkan pekerjaan dan menentukan prosedur.
5.      Umpan balik. Jumlah informasi langsung dan jelas yang diterima tentang kinerja pekerjaan.
Jenis pengayaan pekerjaan lain yang digunakan untuk motivasi adalah pembesaran pekerjaan (job enlargement) yang mengombinasikan serangkaian tugas ke dalam satu tugas yang menantang dan menarik. Rotasi pekerjaan (job rotation) juga membuat pekerjaan menjadi lebih menarik dan memotivasi dengan menggerakkan para karyawan dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lain.
Tak seorang pun mengatakan Gary Kelly, CEO Southwest Airlines, memiliki pekerjaan yang mudah untuk menyukseskan perusahaan yang didirikan oleh Herb Kelleher dan tiruan Elvisnya. Namun, Kelly mengejutkan rekan-rekan kerjanya di pesta Hallowen perusahaan ketika ia muncul dengan berdandan seperti Gene Simmons, pemimpin kelompok rock Kiss. Kelly tetap berkomitmen pada tujuan para pendahulunya untuk mengembangkan para karyawan yang senang, produktif, dan setia. Kemungkinan besar, Kelly akan tetap menggoncang industri maskapai penerbangan.
TEORI X DAN TEORI Y MCGREGOR
TEORI X
Asumsi manajemen Teori X adalah sebagai berikut:
·        Orang biasa tidak menyukai pekerjaan dan akan menghindarinya bila mungkin.
·        Karena ketidaksukaan ini, para pekerja harus dipaksa, dikendalikan, diarahkan, atau diancam dengan hukuman untuk membuat mereka mengerahkan usaha guna mencapai tujuan organisasi.
·        Pekerja biasa memilih untuk diarahkan, berharap menghindari tanggung jawab, memiliki ambisi yang relatif kecil, dan menginginkan keamanan.
·        Motivator utamanya adalah rasa takut dan uang.
Manajer Teori X tidak datang dalam satu ukuran yang cocok untuk semua. Salina Lo dari Alteon Websystems, misalnya. Ia tidak sesuai dengan stereotip teori X, tetapi dalam pekerjaan lulusan University of California di Berkeley ini adalah seorang manajer Teori X yang keras dan persis. Gaya memimpinnya telah memberinya reputasi sebagai salah satu manajer terkeras di industri tersebut. Akankah Anda lebih suka bekera untuk manajer Teori X atau Teori Y ?
TEORI Y
Teori Y memberikan asumsi yang sama sekali berbeda tentang orang-orang:
·        Sebagian besar orang suka bekerja; ini sama alaminya dengan bermain atau beristirahat.
·        Sebagian besar orang dengan sendirinya berusaha mencapai tujuan yang telah menjadi komitmen mereka.
·        Dalamnya komitmen seseorang terhadap tujuan bergantung pada penghargaan yang diterima karena telah mencapai tujuan tersebut.
·        Dalam kondisi tertentu, sebagian besar orang tidak hanya menerima, tetapi juga mencari tanggung jawab.
·        Orang-orang mampu menggunakan tingkat imajinasi, kreativitas, dan kecerdasan untuk yang relatif tinggi untuk menyelesaikan masalah.
·        Dalam industri, potensi intelektual orang biasa baru disadari sebagian saja.
·        Orang-orang termotivasi oleh berbagai penghargaan. Setiap pekerjaan terstimulasi oleh penghargaan yang unik bagi pekerja itu (waktu istirahat, uang, pengakuan, dll.)
Supaya pemberdayaan menjadi motivator yang nyata, manajemen harus mengikuti tiga langkah berikut:
1.      Mencari tahu apa yang dianggap orang-orang sebagai masalah di dalam organisasi.
2.      Membiarkan mereka merancang solusi.
3.      Jangan menghalangi dan membiarkan mereka melaksanakan solusi tersebut.
Bekerja sesuai jadwal dan memastikan bahwa pekerjaan dilakukan sesuai dengan harapan pelanggan  merupakan kunci untuk keberlangsungan dalam industri pembersihan rumah yang mulai berkembang. Di Mini Maids, penekanan ada pada kerja sama tim dan pemberdayaan karyawan untuk menangani masalah pekerjaan yang muncul. Perusahaan menghargai prinsip-prinsip manajemen Teori Y yang menganggap para karyawan sebagai rekan kerja. Menurut Anda, bisnis apakah yang paling sesuai dengan penggunaan prinsip-prinsip manajemen Teori Y ?
TEORI Z OUCHI
Teori Z: Campuran Pendekatan Manajemen Amerika dan Jepang
Tipe A (Amerika)
1.      Pekerjaan jangka pendek
2.      Pengambilan keputusan individual
3.      Tanggung jawab individual
4.      Evaluasi dan promosi yang cepat
5.      Kendali formal yang eksplisit
6.      Jalan karier yang terspesialilsasi
7.      Perhatian yang tersegmentasi untuk karyawan
Tipe Z (Amerika yang telah dimodifikasi)
1.      Pekerjaan jangka panjang
2.      Pengambilan keputusan kolektif
3.      Tanggung jawab individual
4.      Evaluasi dan promosi yang lambat
5.      Kendali yang informal dan implisit dengan kendali yang formal yang eksplisit
6.      Jalan karier yang cukup terspesialisasi
7.      Perhatian holistis untuk karyawan (termasuk keluarga)
Tipe J (Jepang)
1.      Pekerjaan seumur hidup
2.      Pengambilan keputusan konsensus
3.      Tanggung jawab kolektif
4.      Evaluasi dan promosi yang lambat
5.      Kendali yang implisit dan informal
6.      Jalan karier yang tidak terspesialisasi
7.      Perhatian yang holistis untuk karyawan
Perbandingan Teori X, Y, dan Z
Teori X
1.      Karyawan tidak menyukai pekerjaan dan akan berusaha untuk menghindarinya.
2.      Karyawan lebih menyukai dikendalikan dan diarahkan.
3.      Karyawan mencari keamanan bukan tanggung jawab.
4.      Karyawan harus diintimidasi oleh manajer untuk bekerja.
5.      Karyawan termotivasi oleh penghargaan finansial.
Teori Y
1.      Karyawan menganggap pekerjaan sebagai bagian alami kehidupan.
2.      Karyawan lebih menyukai kendali dan arahan yang terbatas.
3.      Karyawan akan mencari tanggung jawab di bawah kondisi bekerja yang baik.
4.      Karyawan bekerja dengan lebih baik dalam llingkungan kerja yang tidak mengintimidasi.
5.      Karyawan termotivasi oleh banyak kebutuhan yang berbeda.
Teori Z
1.      Keterlibatan karyawan adalah kunci untuk produktivitas yang meningkat.
2.      Kendali karyawan diimplikasikan dan tidak formal.
3.      Karyawan lebih menyukai berbagi tanggung jawab dan pembuatan keputusan.
4.      Karyawan bekerja dengan lebih baik dalam lingkungan yang memajukan kepercayaan dan koopersasi.
5.      Karyawan membutuhkan pekerjaan yang terjamin dan akan menerima evaluasi dan promosi yang lambat.
TEORI PENENTUAN TUJUAN DAN MANAJEMEN MENURUT OBJEKTIF
Teori penentuan tujuan (goal-setting theory) didasarkan pada pemikiran bahwa penentuan tujuan yang ambisius, tetapi dapat dicapai dapat memotivasi pekerja dan meningkatkan kinerja apabila tujuan diterima, disertai dengan umpan balik, dan difasilitasi dengan kondisi organisasional.
Disebut manajemen menurut objektif (management by objectives-MBO), ini adalah sistem implementasi dan penentuan tujuan yang melibatkan siklus diskusi, tinjauan, dan evaluasi objektif di antara manajer tingkat puncak dan menengah, penyelia, dan karyawan.
MEMENUHI HARAPAN KARYAWAN: TEORI HARAPAN
Menurut teori harapan (expectancy theory) Victor Vroom, harapan karyawan dapat memengaruhi motivasi satu individu. Oleh karena itu, jumlah usaha yang digunakan para karyawan dalam tugas tertentu bergantung pada harapan mereka akan hasil.
Peneliti David Nadler dan Edward Lawler mengubah teori Vroom dan mengusulkan bahwa para manajer sebaiknya mengikuti lima langkah untuk meningkatkan kinerja karyawan:
1.      Menentukan penghargaan yang dihargai oleh karyawan.
2.      Menentukan standar kinerja yang diinginkan oleh setiap karyawan.
3.      Memastikan bahwa standar kinerja dapat dicapai.
4.      Menjamin penghargaan terikat dengan kinerja.
5.      Yakin bahwa penghargaan dianggap memadai.
MENGUATKAN KINERJA KARYAWAN: TEORI PENGUATAN
Teori penguatan (reinforcement theory) didasarkan pada pemikiran bahwa penguat positif dan negatif memotivasi seseorang untuk berperilaku dalam cara-cara tertentu.
Teori Penguatan
Seorang manajer dapat menggunakan, baik penguatan positif maupun negatif untuk memotivasi perilaku karyawan.
MEMPERLAKUKAN KARYAWAN DENGAN ADIL: TEORI KEADILAN
Teori keadilan (equity theory) berhubungan dengan pertanyaan “Apabila saya melakukan pekerjaan yang baik, akankah itu berharga ?” dan “Apa yang adil ?” Ini berkaitan dengan persepsi keadilan dan bagaimana persepsi tersebut memengaruhi kesediaan karyawan untuk bekerja. Prinsip dasarnya adalah karyawan berusaha untuk mempertahankan keadilan di antara masukan dan hasil bila dibandingkan dengan orang lain dalam posisi yang sama.
MEMBANGUN KERJA SAMA TIM MELALUI KOMUNIKASI TERBUKA
Prosedur untuk mendorong komunikasi yang terbuka meliputi berikut ini:
·        Menciptakan kultur organisasional yang menghargai sikap mendengarkan. Para manajer puncak harus menciptakan tempat untuk berbicara dan mereka harus menunjukkan kepada para karyawan bahwa berbicara dengan atasan adalah penting, dengan memberikan umpan balik, menggunakan saran karyawan, dan menghargai komunikasi ke atas, meskipun diskusi tersebut negatif. Para karyawan harus merasa bebas untuk mengatakan apa pun yang mereka anggap pantas. Jerry Stead, pemimpin penyelia teknologi Ingram Micro, mempunyai saluran telepon 24 jam yang bebas biaya untuk menerima panggilan dari para karyawan. Ya, ia benar-benar menjawabnya. Ia berkata: “Jika kita akan melakukan sesuatu yang benar, saya sangat ingin mendengarnya. Apabila ada suatu hal yang harus kita lakukan secara berbeda, saya juga ingin mengetahuinya.” Stead juga memberikan nomor telepon rumahnya ke semua 13.000 karyawan Ingram Micro.
·        Melatih para penyelia dan manajer untuk mendengarkan. Sebagian besar orang tidak menerima pelatihan dalam cara mendengarkan, baik di sekolah maupun di tempat lain, sehingga organisasi harus melakukan pelatihan itu sendiri atau mempekerjakan seseorang untuk melakukannya.
·        Meniadakan penghalang untuk komunikasi yang terbuka. Memiliki kantor, area parkir, kamar mandi, dan ruang makan yang terpisah untuk para manajer dan pekerja hanya menciptakan penghalang dalam sebuah organisasi. Penghalang lain adalah kode pakaian yang berbeda dan cara memanggil satu sama lain yang berbeda (misalnya, memanggil pekerja dengan nama depan mereka dan manajer dengan nama belakang mereka). Meniadakan penghalang seperti ini mungkin membutuhkan imajinasi dan kesediaan pada pihak manajer untuk menyerahkan hak istimewa mereka.
·        Secara aktif melakukan upaya untuk memfasilitasi komunikasi. Meja makan siang yang besar tempat semua anggota organisasi makan, ruang konferensi, piknik organisasional, tim atletik organisasional, dan upaya lain serupa semuanya memungkinkan para manajer untuk berbaur dengan satu sama lain dan dengan para pekerja.
MENERAPKAN KOMUNIKASI TERBUKA DALAM TIM YANG MANDIRI
Dalam bisnis mobil, tidak ada yang berhasil seperti faktor “WOW”. Di Ford Motor Company, kelompok “Team Mustang” yang memiliki 400 anggota diberdayakan untuk membuat respons yang sedemikian rupa untuk mobil touring Mustang yang bagus. Tim kerja, pemasok, manajer perusahaan, dan bahkan pelanggan bekerja sama untuk menjadikan Mustang pemenang dalam pasar mobil yang sangat kompetitif.
MOTIVASI DI MASA DEPAN
Karyawan Generasi X percaya bahwa ada sesuatu yang lebih penting dalam hidup daripada pekerjaan; mereka juga percaya bahwa stres dalam pekerjaan menghalangi produktivitas perusahaan. Itulah mengapa di Excite.com, para pekerja dapat menghilangkan frustasi mereka dengan mengenakan sarung tinju yang besar dan bertinju sebanyak beberapa ronde selama hari kerja. Apakah yang penting untuk kepuasan Anda dalam pekerjaan ?