Manajemen, Kepemimpinan, dan Pemberdayaan Karyawan

MANAJEMEN, KEPEMIMPINAN, DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN

PERAN MANAJER SEDANG BERUBAH

Karyawan masa kini cenderung lebih muda dan lebih sadar akan alternatif-alternatif pekerjaan. Perusahaan seperti Yahoo ! telah beradaptasi dengan membuat tempat kerja lebih terbuka dan nyaman bagi pekerja dengan multitugas. Tunjangan jenis apakah yang paling menarik bagi Anda ?

FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen (management) adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasional melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian orang dan sumber-sumber daya organisasional lainnya.

Perencanaan (planning) meliputi antisipasi terhadap tren dan penentuan strategi dan taktik terbaik untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasioanal.

Pengorganisasian (organizing) meliputi perancangan struktur organisasi dan penciptaan kondisi dan sistem di mana setiap orang dan dan setiap hal bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Kepemimpinan (leading) berarti menciptakan visi untuk organisasi dan mengomunikasikan, membimbing, melatih, dan memotivasi orang lain untuk bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Pengendalian (controlling) melibatkan penetapan standar yang jelas untuk menentukan apakah sebuah organisasi mengalami kemajuan terhadap tujuan dan sasarannya,memberi ganjaran kepada orang-orang untuk melakukan pekerjaan yang baik, dan mengambil tindakan korektif jika tidak.

Apa yang Dilakukan Manajer

Beberapa manajer masa kini melakukan semua tugas ini dengan kooperasi dan partisipasi penuh dari pekerja. Memberdayakan karyawan berarti membiarkan mereka berpartisipasi secara lebih penuh dalam pengambilan keputusan.

Perencanaan

·        Menetapkan tujuan organisasional.

·        Mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan itu.

·        Menentukan sumber daya yang dibutukan.

·        Menetapkan standar yang saksama.

Mengorganisasi

·        Mengalokasikan sumber daya, menugaskan, dan menetapkan prosedur untuk mencapai tujuan.

·        Menyiapkan struktur (bagan organisasi) yang memperlihatkan garis otoritas dan tanggung jawab.

·        Merekrut, menyeleksi, melatih, dan mengembangkan karyawan.

·        Menempatkan karyawan di mana mereka dapat berfungsi paling efektif.

Memimpin

·        Membimbing dan memotivasi karyawan untuk bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasional.

·        Memberikan tugas.

·        Menjelaskan rutinitas.

·        Menjernihkan kebijakan.

·        Memberikan umpan balik atas kinerja.

Mengotrol

·        Mengukur hasil terhadap sasaran korporat.

·        Memantau kinerja secara relatif terhadap standar.

·        Memberi ganjaran pada kinerja yang menonjol.

·        Mengambil tindakan korektif ketika dibutuhkan.

Banyak dari pekerja di masa sekarang disebut sebagai “pekerja berpengetahuan” karena mereka mempunyai pendidikan dan keterampilan untuk bersaing dengan perusahaan di manapun di dunia. Sebagian besar dari pembelajaran itu datang dari perguruan tinggi komunitas, universitas, dan semua jenis pusat pembelajaran online. Keterampilan apakah yang akan membuat Anda lebih kompetitif dalam pasar pekerjaan di masa depan ?

PERENCANAAN: MENCIPTAKAN VISI BERDASARKAN PADA NILAI

Visi (vision) lebih dari sekedar tujuan; visi merupakan penjelasan yang luas atas mengapa organisasi tersebut eksis dan ke mana arah yang dituju organisasi tersebut.

Biasanya, karyawan bekerja bersama manajer untuk merancang sebuah pernyataan misi (mission statement) yang merupakan uraian mengenai tujuan mendasar dari sebuah organisasi. Sebuah pernyataan misi yang berarti harus menyinggung:

·        Konsep diri organisasi.

·        Filosofi dan tujuan perusahaan.

·        Daya tahan jangka panjang.

·        Kebutuhan pelanggan.

·        Tanggung jawab sosial.

·        Sifat dari produk atau jasa perusahaan.

Tujuan (goals) adalah pencapaian luas jangka panjang yang ingin dicapai sebuah organisasi.

Sasaran (objective) adalah pernyataan spesifik jangka pendek yang memerinci bagaimana cara mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan menjawab beberapa pertanyaan fundamental bagi bisnis:

1.      Bagaimanakah situasinya sekarang ? Bagaimanakah keadaan ekonomi dan lingkungan lainnya ? Kesempatan apakah yang ada untuk memenuhi kebutuhan orang ? Produk dan pelanggan apakah yang paling menguntungkan ? Mengapa orang membeli (atau tidak membeli) produk kita ? siapakah pesaing utama kita ? Ancaman apakah yang mereka hadirkan terhadap bisnis kita ? Pertanyaan-pertanyaan ini adalah bagian dari apa yang dinamakan analisis SWOT (SWOT analysis), yaitu analisis dari kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), kesempatan (opportunities), dan ancaman (threats) organisasi. Perusahaan memulai proses ini dengan analisis atas lingkungan bisnis secara umum. Kemudian, perusahaan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Akhirnya, sebagai hasil dari analisis lingkungan, perusahaan mengidentifikasi kesempatan dan ancaman. Hal-hal ini acap kali bersifat eksternal terhadap perusahaan dan tidak selalu dapat diantisipasi.

2.      Bagaimanakah kita dapat menuju ke sana ? Ini adalah bagian yang paling penting dari perencanaan. Bagian ini mempunyai empat bentuk: strategis, taktis, operasional, dan kontingensi.

Matriks SWOT

Matriks ini mengidetifikasi kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman potensial yang dapat dipertimbangkan organisasi dalam analisis SWOT.

KEKUATAN Internal Potensial

·        Kompetisi inti dalam area-area kunci

·        Pemimpin pasar yang diakui

·        Strategi area fungsional yang disusun dengan baik

·        Manajemen yang terbukti

·        Keuntungan biaya

·        Kampanye periklanan yang lebih baik

KELEMAHAN Internal Potensial

·        Tidak ada arah strategis yang jelas

·        Fasilitas yang kuno

·        Profitabilitas di bawah standar

·        Kurangnya kedalaman dan bakat manajerial

·        Lini produk yang terlalu sempit

KESEMPATAN Eksternal Potensial

·        Kemampuan untuk melayani kelompok pelanggan tambahan

·        Mengembangkan lini produk

·        Kemampuan untuk mengalihkan keterampilan atau teknologi ke produk baru

·        Rintangan perdagangan yang berkurang di pasar asing yang menarik

·        Perusahaan pesaing yang berpuas diri

·        Kemampuan untuk tumbuh dengan adanya peningkatan dalam permintaan pasar

ANCAMAN Eksternal Potensial

·        Masuknya pesaing asing dengan biaya lebih rendah

·        Peningkatan penjualan produk substitusi

·        Pertumbuhan pasar yang lebih lambat

·        Persyaratan regulasi yang berbiaya besar

·        Kerentanan terhadap resesi dan siklus bisnis

·        Kebutuhan dan selera pembeli yang berubah

Perencanaa strategis (strategic planning) menentukan tujuan utama organisasi. Perencanaan ini memberikan fondasi untuk kebijakan, prosedur, dan strategi untuk mendapatkan dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan itu.

Perencanaan taktis (tactical planning) adalah proses mengembangkan pernyataan terperinci jangka pendek mengenai apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukannya, dan bagaimana cara melakukannya.

Perencanaan operasional (operational planning) adalah proses untuk menetapkan standar dan jadwal kerja yang diperlukan untuk menerapkan sasaran taktis perusahaan.

Perencanaan kontingensi (contingency planning) adalah proses untuk menyiapkan rencana tindakan alternatif yang dapat digunakan jika rencana utama tidak mencapai sasaran organisasi.

Fungsi Perencanaan

Sangat sedikit perusahaan yang menyempatkan diri untuk membuat rencana kontingensi. Jika sesuatu mengubah pasar, perusahaan seperti ini akan lambat untuk merespons. Sebagian besar organisasi mealakukan perencanaan strategis, taktis, dan operasional.

Bentuk-bentuk Perencanaan

PERENCANAAN STRATEGIS = Penetapan tujuan luas dan jangka panjang oleh manajer puncak

PERENCANAAN TAKTIS = Identifikasi sasaran spesifik dan jangka pendek oleh manajer tingkat lebih rendah

PERENCANAAN OPERASIONAL = Penetapan standar dan jadwal kerja

PERENCANAAN KONTINGENSI = Rencana cadangan jika rencana utama gagal

Pernyataan Misi Starbucks

Untuk menetapkan Starbucks sebagai penyedia utama kopi terbaik di dunia sembari mempertahankan prinsip-prinsip kami yang teguh seiring kami tumbuh. Enam prinsip pedoman berikut ini akan membantu kami mengukur kepantasan dari keputusan-keputusan kami:

·        Memberikan lingkungan kerja yang hebat dan memperlakukan satu sama lain dengan bermartabat dan rasa hormat.

·        Merangkul keberagaman sebagai sebuah komponen penting dalam cara kita melakukan bisnis.

·        Menerapkan standar tertinggi dalam keunggulan pada pembelian, pemanggangan, dan penyajian kopi kami.

·        Mengembangkan pelanggan yang terpuaskan dan antusias setiap saat.

·        Berkontribusi secara positif pada komunitas kami dan lingkungan kami.

·        Mengenali bahwa profitabilitas adalah penting bagi keberhasilan kami di masa depan.

Semua organisasi perlu memiliki rencana kontingensi untuk kejadian yang tidak terduga. Perhatikan kekacauan di New Orleans ketika rumah sakit dan organisasi lainnya tidak siap untuk topan besar. Apakah tanggung jawab yang Anda miliki sebagai warga negara untuk mempersiapkan diri untuk serangan teroris atau keadaan darurat lainnya ?

PENGAMBILAN KEPUTUSAN: MENEMUKAN ALTERNATIF TERBAIK

Pengambilan keputusan (decision making) adalah memilih di antara dua alternatif atau lebih. Langkah-langkah ini dapat diingat sebagai tujuh M dari pengambilan keputusan:

1.      Mendefinisikan situasi.

2.      Mendeskripsikan dan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan.

3.      Mengembangkan alternatif.

4.      Mengembangkan persetujuan di antara yang terlibat.

5.      Memutuskan alternatif mana yang terbaik.

6.      Melakukan apa yang diindikasikan (memulai implementasi).

7.      Menentukan apakah keputusan tersebut adalah keputusan yang baik dan melanjutkannya.

Pemecahan masalah (problem solving) adalah proses pemecahan masalah yang terjadi sehari-hari. Pemecahan masalah lebih tidak formal dibandingkan proses pengambilan keputusan dan biasanya membutuhkan tindakan yang lebih cepat. Teknik-teknik pengambilan keputusan yang digunakan perusahaan meliputi brainstorming (yaitu, memikirkan sebanyak mungkin pemecahan dalam periode waktu singkat dengan tanpa penyensoran ide) dan PMI (yaitu, menuliskan semua plus untuk pemecahan dalam satu kolom, semua minus dalam kolom yang lain, dan implikasinya pada kolom ketiga).

PENGORGANISASIAN: MENCIPTAKAN SEBUAH SISTEM YANG PADU

Bagan organisasi (organization chart) adalah alat visual yang memperlihatkan hubungan antarorang dan membagi pekerjaan organisasi; bagan organisasi memperlihatkan siapa yang bertanggung jawab untuk penyelesaian pekerjaan tertentu dan siapa yang melapor kepada siapa.

Manajemen puncak (top management) (manajemen tingkat tertinggi) terdiri atas president dan ekskutif perusahaan penting lainnya yang mengembangkan rencana strategis.

Manajemen menengah (middle management) meliputi general manager, manajer divisi, dan manajer cabang dan pabrik (di perguruan tinggi, dekan dan kepala departemen) yang bertanggung jawab untuk perencanaan taktis dan pengendalian.

Manajemen penyelia (supervisory management) meliputi mereka yang secara langsung bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan dan mengevaluasi kinerja harian mereka; mereka acap kali dikenal sebagai manajer lini pertama (atau penyelia) karena mereka adalah tingkat pertama di atas pekerja.

Tingkatan-tingkatan Manajemen

Di banyak perusahaan terdapat beberapa tingkat manajemen menengah. Akan tetapi, akhir-akhir ini, perusahaan telah menghapuskan manajer tingkat menengah lebih sedikit yang dibutuhkan untuk mengawasi tim-tim karyawan yang dapat mengatur dirinya sendiri.

MANAJEMEN PUNCAK = President, Vice president

MANAJEMEN MENENGAH = Manajer pabrik, Kepala divisi, Manajer cabang

MANAJEMEN PENYELIA = Penyelia, Mandor, Kepala departemen, Pemimpin bagian

NON-PENYELIA = Karyawan

TUGAS DAN KETERAMPILAN PADA TINGKAT MANAJEMEN YANG BERBEDA

Seorang manajer harus memiliki tiga kategori keterampilan:

1.      Keterampilan teknis (technical skills) melibatkan kemampuan untuk melakukan tugas dalam disiplin tertentu (seperti menjual produk atau mengembangkan peranti lunak) atau departemen tertentu (seperti pemasaran atau sistem informasi).

2.      Keterampilan hubungan manusia (human relations skills) melibatkan komunikasi dan motivasi; keterampilan ini memungkinkan manajer untuk bekerja melalui dan bersama orang-orang. Keterampilan seperti ini juga meliputi keterampilan yang berhubungan dengan kepemimpinan, bimbingan, pembangun moral, pendelegasian, pelatihan dan perkembangan, serta bantuan dan dukungan.

3.      Keterampilan konseptual (conceptual skills) melibatkan kemampuan untuk menggambarkan organisasi sebagai satu keseluruhan dan hubungan antara berbagai bagiannya. Keterampilan konseptual dibutuhkan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengembangan sistem, analisis masalah, pengambilan keputusan, koordinasi, dan pendelegasian.

Keterampilan yang Dibutuhkan pada Berbagai Tingkat Manajemen

Semua manajer membutuhkan keterampilan hubungan manusia. Di puncak, manajer membutuhkan keterampilan konseptual yang kuat dan lebih sedikit mengandalkan keterampilan teknis. Manajer lini pertama membuthkan keterampilan teknis yang kuat dan lebih sedikit mengandalkan keterampilan konseptual. Manajer menengah perlu mempunyai keseimbangan antara keterampilan teknis dan konseptual.

ORGANISASI BERORIENTASI PEMANGKU KEPENTINGAN

PENGISIAN STAF: MENDAPATKAN DAN MEMPERTAHANKAN ORANG YANG TEPAT

Pengisian staf (staffing) meliputi merekrut, mempekerjakan, memotivasi, dan mempertahankan orang-orang terbaik yang ada untuk mencapai sasaran organsasi.

Untuk mendapatkan orang yang tepat untuk menjadi staf organisasi, perusahaan harus menawarkan insentif yang tepat. Koki ahli Google memasak makan siang, makan malam, dan makanan kecil secara gratis untuk karyawan. Akankah insentif seperti ini menarik bagi Anda ? Seberapa pentingkah bayaran secara relatif terhadap insentif lainnya bagi Anda ?

KEPEMIMPINAN: MENYEDIAKAN VISI DAN NILAI SECARA TERUS- MENERUS

Pemimpin harus:

·        Mengomunikasikan sebuah visi dan membuat orang lain mengikuti visi tersebut. Dalam melakukannya, pemimpin harus secara terbuka sensitif terhadap perhatian pengikutnya, memberi mereka tanggung jawab, dan memenangkan kepercayaan mereka.

·        Menetapkan nilai-nilai korporat. Nilai-nilai ini meliputi perhatian untuk karyawan, pelanggan, lingkungan, dan kualitas produk perusahaan. Sekarang, ketika perusahaan menetapkan tujuan bisnis mereka, mereka juga mendefinisikan nilai-nilai perusahaan.

·        Mempromosikan etika korporat. Etika meliputi tuntutan atas kejujuran secara terus-menerus dan kepastian bahwa setiap orang dalam perusahaan diperlakukan dengan adil. Itulah mengapa kita menekankan pengambilan keputusan etis di seluruh teks ini. Banyak pelaku bisnis membuat berita dengan menyumbangkan jumlah yang sangat besar untuk amal, dan dengan demikian menetapkan model perhatian sosial bagi karyawan mereka dan orang lain.

·        Merangkul perubahan. Mungkin  menetapkan model perhatian sosial bagi karyawan mereka dan orang lain.

·        Merangkul perubahan. Mungkin pekerjaan yang paling penting dari seorang pemimpin adalah untuk mengubah cara perusahaan melakukan bisnis, sehingga menjadi lebih efektif (melakukan hal-hal dengan baik) dan efisien (menggunakan lebih sedikit sumber daya untuk mencapai tujuan yang sama).

GAYA KEPEMIMPINAN

Kita dapat melihat pada beberapa gaya kepemimpinan yang paling umum dikenali dan melihat bagaimana gaya-gaya ini dapat efektif:

1.      Kepemimpinan otokratis (autocratic leadership) melibatkan penngambilan keputusan manajerial tanpa berkonsultasi dengan orang lain. Gaya seperti ini efektif dalam keadaan darurat dan ketika dibutuhkan kepengikutan yang mutlak, sebagai contoh, ketika memadamkan api. Kepemimpinan otokratis juga kadang efektif dengan pekerja baru yang relatif tidak terampil yang membutuhkan arahan dan bimbingan yang jelas. Pelatih Phil Jackson menggunakan gaya kepemimpinan otokratis untuk membawa Los Angeles Lakers memenangkan kejuaraan National Basketball Association tiga kali berturut-turut. Dengan mengikuti kepemimpinannya, sekelompok individu berketerampilan tinggi menjadi tim pemenang. Bagaimanakah keadaan tim tersebut sekarang ?

2.      Kepemimpinan partisipatif (demokratis) (participative (democratic) leadership) terdiri dari manajer dan karyawan yang bekerja bersama untuk mengambil keputusan. Riset telah menemukan bahwa partsipasi karyawan dalam keputusan tidak selalu dapat meningkatkan efektivitas, tetapi biasanya meningkatkan kepuasan kerja. Banyak organisasi progresif yang berhasil dalam menggunakan gaya kepemimpinan demokratis yang menghargai sifat-sifat, seperti fleksibilitas, keterampilan mendengarkan yang baik, dan empati.

3.      Kepemimpinan free-rein (free-rein leadership) melibatkan manajer yang menetapkan sasaran-sasaran dan karyawan relatif mempunyai kebebasan untuk melakukan apa pun yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dalam organisasi tertentu, di mana manajer berurusan dengan dokter, insinyur, atau profesional lainnya, acap kali gaya kepemimpinan yang paling berhasil adalah kepemimpinan free-rein. Sifat-sifat yang diperlukan oleh manajer dalam organisasi seperti ini meliputi kehangatan, keramahan, dan pemahaman. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi gaya kepemimpinan ini, setidaknya dengan beberapa dari karyawan mereka.

MEMBERDAYAKAN KARYAWAN

Pemampuan (enabling) adalah istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan pemberian pendidikan dan alat-alat yang dibutuhkan pekerja untuk mengambil keputusan.

MENGELOLA PENGETAHUAN

Menemukan informasi yang tepat, menyimpan informasi di tempat yang siap untuk diakses, dan membuat informasi tersebut diketahui setiap orang dalam perusahaan bersama-sama merupakan manajemen pengetahuan (knowledge management).

PENGENDALIAN: MEMASTIKAN KEBERHASILAN

Pengendalian terdiri atas lima langkah:

1.      Menetapkan standar kinerja yang jelas. Ini mengikat fungsi perencanaan pada fungsi pengendalian. Tanpa adanya standar yang jelas, pengendalian menjadi mustahil.

2.      Memantau dan merekam kinerja aktual (hasil).

3.      Membandingkan hasil terhadap rencana dan standar.

4.      Mengomunikasikan hasil dan penyimpangan kepada karyawan yang terlibat.

5.      Mengambil tindakan korektif ketika dibutuhkan dan memberikan umpan balik positif untuk kerja yang dilaksanakan dengan baik.

Proses Pengendalian

Seluruh proses pengendalian didasarkan pada standar yang jelas. Tanpa standar seperti ini, langkah lainnya menjadi sulit, bahkan mustahil. Dengan standar yang jelas, pengukuran kinerja relatif mudah dan tindakan yang sesuai dapat diambil.

Contoh-contoh tujuan dan standar berikut ini memenuhi kriteria tersebut:

·        Mengurangi jumlah produk apkir dari 10 per 1.000 menjadi 5 per 1.000 hingga 31 Maret.

·        Meningkatkan jumlah manajer memberikan pujian kepada karyawan dari 3 per minggu menjadi 12 per minggu hingga akhir kwartal.

·        Meningkatkan penjualan produk X dari 10.000 per bulan menjadi 12.000 per bulan hingga Juli.

SEBUAH KRITERIA PENGUKURAN BARU: KEPUASAN PELANGGAN

Pelanggan eksternal (external customer) meliputi diler yang membeli produk untuk dijual kepada orang lain dan pelanggan akhir (juga dikenal sebagai pengguna akhir) seperti Anda dan saya, yang membeli produk untuk digunakan secara pribadi. Pelanggan internal (internal customer) adalah individu dan unit perusahaan yang menerima layanan dari individu atau unit lain.