Mengadaptasi Organisasi pada Pasar Sekarang

MENGADAPTASI ORGANISASI PADA PASAR SEKARANG

SEMUA ORANG MELAKUKANNYA

MEMBANGUN ORGANISASI DARI BAWAH KE ATAS

ORGANISASI YANG BERUBAH-UBAH

PERKEMBANGAN DESAIN ORGANISASI

Pertumbuhan bisnis menyebabkan apa yang disebut ekonomi skala (economies of scale). Istilah ini merujuk pada fakta bahwa perusahaan dapat mengurangi biaya produksi apabila mereka dapat membeli bahan mentah dalam jumlah besar; biaya rata-rata barang menurun ketika tingkat produksi meningkat.

PRINSIP-PRINSIP ORGANISASI FAYOL

Fayol memperkenalkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

·        Kesatuan perintah. Setiap pekerja harus melapor ke seorang dan satu-satunya atasan. Keuntungan dari prinsip ini sangat nyata. Apa yang terjadi apabila dua atasan yang berbeda memberi Anda dua tugas yang berbeda ? Manakah yang harus Anda ikuti ? Untuk mencegah kebingungan seperti ini, setiap orang harus melapor hanya ke satu manajer.

·        Hierarki otoritas. Semua pekerja harus mengetahui kepada siapa mereka harus melapor. Para manajer harus memiliki hak untuk memberikan perintah dan mengharapkan orang lain untuk mematuhinya.

·        Divisi tenaga kerja. Fungsi-fungsi harus dibagi menjadi area-area spesialisasi, seperti produksi, pemasaran, dan keuangan.

·        Subordinasi kepentingan individual dengan kepentingan umum. Para pekerja harus menganggap diri mereka sebagai tim yang terkoordinasi. Tujuan tim lebih penting daripada tujuan para pekerja individual. Konsep ini masih sering sekali digunakan.

·        Otoritas. Para manajer memiliki hak untuk memberikan perintah dan kuasa untuk menggalakkan kepatuhan. Otoritas dan tanggung jawab saling terkait: Kapan pun otoritas dijalankan, tanggung jawab muncul. Prinsip ini juga diubah ketika para manajer mulai memberdayakan para karyawan.

·        Tingkat sentralisasi. Jumlah kuasa pengambilan keputusan yang diberikan dalam manajemen puncak seharusnya berbeda-beda sesuai dengan keadaan. Dalam organisasi kecil adalah mungkin untuk memusatkan semua kuasa pengambilan keputusan kepada manajer puncak. Namun, dalam organisasi yang lebih besar, kuasa pengambilan keputusan harus didelegasikan kepada manjer-manajer tingkat lebih rendah dan para karyawan, baik tentang isu besar maupun isu kecil.

·        Saluran komunikasi yang jelas. Semua pekerja harus mampu menjangkau orang lain dalam perusahaan tersebut dengan cepat dan mudah.

·        Tata tertib. Bahan dan orang-orang harus ditempatkan dan dipertahankan dalam lokasi yang baik.

·        Keadian. Seorang manajer harus memperlakukan para karyawan dan rekan kerja dengan rasa hormat dan keadilan.

·        Esprit de corps. Semangat kebanggaan dan kesetiaan harus diciptakan di antara orang-orang dalam perusahaan.

Prinsip-prinsip organisasi Weber mirip dengan prinsip-prinsip Fayol. Selain itu, Weber menekankan

·        Deskripsi pekerjaan.

·        Peraturan tertulis, garis pedoman keputusan, dan catatan yang mendetail.

·        Prosedur, peraturan, dan kebijaksanaan yang konsisten.

·        Promosi dan susunan kepegawaian yang didasarkan pada kualifikasi.

Max Weber memajukan struktur organisasional yang terdiri atas manajer menengah yang mengimplementasikan perintah manajer puncak. Ia yakin bahwa para pekerja yang tidak berpendidikan dapat diatur dengan sangat baik dengan cara mengharuskan mereka mematuhi peraturan yang ketat dan dimonitor oleh manajer atau supervisor. Pada zaman sekarang, industri atau bisnis apa yang akan mendapatkan keuntungan dengan menggunakan kendali yang seperti ini ?

MENGUBAH PRINSIP MENJADI RANCANGAN ORGANISASI

Hierarki (hierarchy) adalah sistem yang menempatkan satu orang berada di puncak organisasi dan ada susunan yang bertingkat atau berurutan dari atas ke bawah menuju para manajer dan orang lain yang bertanggung jawab kepada orang itu. Rantai komando (chain of command) adalah garis otoritas yang bergerak dari atas hierarki menuju tingkat yang terendah.

Birokrasi (bureaucracy) menjadi istilah yang digunakan untuk sebuah organisasi yang memiliki banyak lapisan manajer yang menentukan peraturan dan mengawasi semua keputusan.

Bagan Organisasi Biasa

Ini adalah bagan standar dengan manajer sebagai fungsi utama dan supervisor memberi laporan ke manajer. Setiap supervisor mengawasi tiga karyawan.

ISU-ISU YANG TERLIBAT DALAM STRUKTURISASI ORGANISASI

SENTRALISASI VERSUS DESENTRALISASI OTORITAS

Otoritas yang tersentralisasi (centralized authority) muncul ketika otoritas pengambilan keputusan dipertahankan di tingkat manajemen puncak di markas besar perusahaan. Otoritas yang terdesentralisasi (decentralized authority) muncul ketika otoritas pengambilan keputusan didelegasikan ke para manajer tingkat lebih rendah dan para karyawan yang lebih familier dengan kondisi lokal ketimbang manajemen markas besar.

Keuntungan dan Kerugian Manajemen yang Tersentralisasi versus Terdesentralisasi

Tersentralisasi

Keuntungan:

·        Kendali manajemen puncak yang lebih besar

·        Efisiensi yang lebih

·        Sistem distribusi yang lebih sederhana

·        Kesan korporat atau merek yang lebih kuat

Kerugian:

·        Kurangnya respons terhadap pelanggan

·        Kurangnya pemberdayaan

·        Konflik interorganisasional

·        Moral yang lebih rendah jauh dari markas besar

Terdesentralisasi

Keuntungan:

·        Adaptasi yang lebih baik terhadap keinginan pelanggan

·        Lebih banyak pemberdayaan pekerja

·        Pengambilan keputusan yang lebih cepat

·        Moral yang lebih tinggi

Keugian:

·        Kurangnya efisiensi

·        Sistem distribusi yang kompleks

·        Kendali manajemen puncak yang lebih sedikit

·        Kesan korporat yang lemah

Ada saatnya ketika setiap restoran McDonald’s terlihat sama dan menjual jenis makanan yang sama. Keputusan manajemen yang tersentralisasi sangat sesuai dalam keadaan yang seperti ini. Namun, sekarang restoran McDonald’s ada di seluruh dunia dan pengambilan keputusan yang terdesentralisasi menjadi lebih sesuai karena manajer menyesuaikan diri dengan selera lokal dari setiap negara. Negara mana yang Anda harapkan untuk menjual bir ? Teh ?

MEMILIH RENTANG KENDALI YANG SESUAI

Rentang kendali (span of control) merujuk pada jumlah optimal bawahan yang diawasi oleh seorang manajer.

Tim kerja lintas fungsional sering membutuhkan bagan organisasional baru untuk menunjukkan hubungan antara para karyawan. Seseorang mungkin bekerja dalam departemen desain, tetapi ditugaskan bersama orang-orang di departemen engeneering dan pemasaran untuk membuat desain produk yang baru. Akankah Anda senang untuk berkali-kali bekerja dengan orang-orang yang berbeda dalam tugas yang baru ?

STRUKTUR ORGANISASI YANG TINGGI VERSUS DATAR

Struktur organisasi yang tinggi (tall organization structure) adalah struktur di mana bagan organisasional piramida akan sangat tinggi dikarenakan berbagai tingkat manajemen.

Struktur organisasi yang datar (flat organization structure) merupakan struktur yang memiliki lebih sedikit lapisan manajemen dan rentang kendali yang luas (yaitu, ada banyak orang yang melapor ke setiap manajer).

Keuntungan dan Kerugian Rentang Kendali yang Sempit versus Luas

Sempit

Keuntungan:

·        Lebih banyak kendali oleh manajemen puncak

·        Lebih banyak kesempatan untuk kemajuan

·        Spesialisasi yang lebih baik

·        Pengawasan yang lebih ketat

Kerugian:

·        Kurangnya pemberdayaan

·        Biaya yang lebih tinggi

·        Pengambilan keputusan yang tertunda

·        Kurang responsif terhadap pelanggan

Luas

Keuntungan:

·        Biaya yang lebih sedikit

·        Lebih responsif terhadap pelanggan

·        Pengambilan keputusan yang lebih cepat

·        Pemberdayaan yang lebih banyak

Kerugian:

·        Kesempatan yang lebih sedikit untuk kemajuan

·        Manajer yang bekerja berlebih

·        Hilangnya kendali

·        Lebih sedikit keahlian manajemen

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN DEPARTEMENTALISASI

Departementalisasi (departmentalization) adalah pembagian fungsi organisasional (desain, produksi, pemasaran, akuntasnsi, dan lain-lain) menjadi unit-unit terpisah.

Keuntungan departementalisasi mencakup:

1.      Para karyawan dapat mengembangkan keterampilan secara mendalam dan dapat maju di dalam departemen ketika mereka menguasai keterampilan-keterampilan tersebut.

2.      Perusahaan dapat mencapai ekonomi skala di mana perusahaan dapat memusatkan semua sumber yang dibutuhkan dan menempatkan berbagai ahli di area itu.

3.      Ada koordinasi yang baik di dalam fungsi tersebut, dan manajemen puncak dapat dengan mudah mengarahkan dan mengendalikan berbagai aktivitas departemen.

Dan kerugian departementalisasi menurut fungsi,

1.      Mungkin ada kekurangan komunikasi di antara departemen-departemen yang berbeda. Sebagai contoh, produksi mungkin begitu terisolasi dari pemasaran, sehingga  orang-orang yang membuat produk tidak mendapatkan umpan balik yang baik dari pelanggan.

2.      Para karyawan individual dapat mulai mengidentifikasi departemen mereka dan tujuan-tujuannya ketimbang tujuan organisasi sebagai satu keseluruhan. Sebagai contoh, departemen pembelian mungkin mendapatkan nilai baik di suatu tempat dan membeli barang dalam jumlah yang sangat besar yang harus disimpan dengan biaya tinggi untuk perusahaan. Transaksi seperti ini mungkin membuat departemen pembelian terlihat baik, tetapi transaksi ini merugikan keseluruhan profitabilitas perusahaan.

3.      Respons perusahaan terhadap perubahan eksternal mungkin lambat.

4.      Orang-orang mungkin tidak dilatih untuk mengambil tanggung jawab manajerial yang berbeda; daripada itu, mereka cenderung menjadi spesialis yang terbatasi.

5.      Orang-orang di dalam departemen yang sama cenderung terlibat dalam pengambilan keputusan dalam kelompok (cara berpikir yang sama dalam kelompok) dan mungkin membutuhkan masukan dari luar departemen untuk menjadi lebih kreatif.

Cara-cara untuk Melakukan Departementalisasi

Sebuah perusahaan komputer mungkin ingin melakukan departementalisasi menurut lokasi geografis (negara), sebuah pabrik menurut fungsi, sebuah perusahaan farmasi menurut kelompok pelanggan, sebuah pabrik kulit menurut proses, dan sebuah penerbitan menurut produk. Dalam setiap kasus, struktur yang ada harus sesuai dengan tujuan perusahaan.

MODEL-MODEL ORGANISASI

ORGANISASI JALUR

Organisasi jalur (line organization) memiliki jalur dua arah langsung untuk tanggung jawab, otoritas, dan komunikasi dan berjalan dari atas ke bawah organisasi, dengan semua orang hanya melapor pada satu supervisor.

ORGANISASI JALUR DAN STAF

Personel jalur (line personnel) adalah bagian dari rantai komando yang bertanggung jawab untuk secara langsung mencapai tujuan organisasional. Personel staf (staff personnel) menasihati dan membantu personel jalur dalam mencapai tujuan mereka (misalnya, penelitian pemasaran, nasihat hukum, teknologi informasi, dan manajemen sumber daya manusia).

ORGANISASI GAYA MATRIKS

Dalam organisasi matriks (matrix organization), para spesialis dari bagian-bagian berbeda organisasi dikumpulkan untuk mengerjakan proyek tertentu, tetapi masih merupakan bagian dari struktur jalur dan staf.

Keuntungan dari struktur organisasi matriks meliputi yang berikut ini:

·        Struktur ini memberikan fleksibilitas kepada para manajer dalam menugaskan orang-orang ke dalam proyek-proyek.

·        Struktur ini mendorong kooperasi  interorganisasional dan kerja sama tim.

·        Struktur ini dapat menghasilkan solusi kreatif untuk masalah-masalah seperti yang berhubungan dengan pengembangan produk.

·        Struktur ini menawarkan penggunaan yang efisien akan sumber-sumber organisasional.

Kekurangannya adalah:

·        Gaya ini mahal dan kompleks.

·        Gaya ini dapat menyebabkan kebingungan di antara para karyawan sehubungan dengan kesetiaan mereka kepada manajer proyek atau unit fungsional mereka.

·        Gaya ini mewajibkan keterampilan interpersonal yang baik serta manajer dan karyawan kooperatif; masalah komunikasi dapat muncul.

·        Gaya ini mungkin hanya merupakan solusi temporal untuk masalah jangka panjang.

Organisasi Matriks

Dalam organisasi matriks, manajer proyek bertanggung jawab atas tim-tim yang terdiri atas anggota-anggota dari beberapa departemen. Dalam kasus ini, manajer proyek 2 mengawasi karyawan A, B, C, dan D. Karyawan-karyawan ini bertanggung jawab tidak hanya pada manajer proyek 2, tetapi juga pada kepala departemen individual mereka. Sebagai contoh, karyawan B, seorang peneliti pasar, melapor ke manajer proyek 2 dan kepada direktur pemasaran.

TIM-TIM MANDIRI LINTAS FUNGSIONAL

Tim mandiri lintas fungsional (cross-functional self-managed team) adalah kelompok karyawan dari departemen yang berbeda yang bekerja sama secara jangka panjang (yang berlawanan dengan tim temporer yang terbentuk dalam organisasi gaya matriks).

Tim-tim di Rubbermain menghasilkan satu produk baru per hari. Apakah ini menguraikan menariknya sistem penyimpanan bagi Anda sebagaimana terlihat menarik bagi saya ?

MENGATUR INTERAKSI ANTARPERUSAHAAN

Apakah ini melibatkan pelanggan, pemasok, dan distributor, atau pemerintah, jejaring (networking) adalah menggunakan teknologi komunkasi dan cara lain untuk menghubungkan organisasi-organisasi dan memungkinkan mereka untuk bersama-sama mencapai objektif umum. Real time berarti saat sekarang atau waktu aktual saat sesuatu terajadi. Transparansi (transparency) terjadi ketika sebuah perusahaan begitu terbuka pada perusahaan lain yang bekerja dengannnya, sehingga penghalang yang tadinya solid di antara mereka menjadi tembus pandang dan informasi elektronik dibagikan seolah perusahaan-perusahaan tersebut adalah satu perusahaan.

Jaringan organisasi temporal yang terdiri atas perusahaan-perusahaan yang dapat digantikan yang bergabung  dan pergi sesuai kebutuhan disebut korporasi virtual (virtual corporation).

Beroperasi di dalam real time dapat menjadi suatu keuntungan yang nyata, tetapi juga dapat mengganggu. Pernahkah Anda melihat orang-orang yang sedang liburan menggunakan telepon seluler dan laptop untuk tetap berhubungan dengan orang lain ?

Korporasi Virtual

Korporasi virtual tidak memiliki ikatan permanen dengan perusahaan-perusahaan yang melakukan pekerjaan-pekerjaan produksinya, distribusinya, hukumnya, dan pekerjaan yang lain. Perusahaan-perusahaan yang seperti ini sangatlah fleksibel dan dapat beradaptasi terhadap perubahan-perubahan di dalam pasar dengan cepat.

BENCHMARKING DAN KOMPETENSI INTI

Benchmarikng melibatkan membandingkan praktik, proses, dan produk sebuah organisasi dengan praktik, proses, dan produk organisasi terbaik dunia.

Kompetensi inti (core competencies) adalah fungsi-fungsi yang dapat dilakukan oleh organisasi tersebut dengan sama baiknya dengan atau dengan lebih baik ketimbang organisasi lain di dunia.

Pengetahuan semakin meningkat dan teknologi berkembang begitu cepat, sehingga perusahaan hanya dapat mempertahankan keunggulan dengan melakukan benchmarking akan segala hal yang mereka lakukan dengan yang terbaik dalam semua industri. Itulah bagaimana K2 mampu mencari material dan proses yang terbaik untuk membuat sepatu ski-nya. Kepada siapakah Anda dapat belajar untuk mendapatkan cara terbaik guna mempersiapkan kelas dan ujian ?

BERADAPTASI TERHADAP PERUBAHAN

RESTRUKTURISASI UNTUK PEMBERDAYAAN

Restrukturisasi (restructuring) adalah mendesain ulang sebuah organisasi, sehingga dapat secara lebih efektif dan efisien melayani pelanggannya.

Organisasi yang terbalik (inverted organization) meletakkan orang-orang yang dapat dihubungi di atas CEO di bawah bagan organisasi.

Acap kali, hal-hal kecil yang dapat membuat perbedaan besar dalam persepsi konsumen. Pemain piano di toko Nordstorm menambahkan banyak hal perihal suasana. Namun, yang lebih penting adalah kuasa yang diberikan Nordstorm kepada para karyawannya untuk mengambil keputusan tentang pengembalian pelanggan, dan lain-lain. Bagaimana pemberdayaan ini membantu toko membangun hubungan dengan para pelanggannya ?

BERFOKUS PADA PELANGGAN

MENCIPTAKAN KULTURAL ORGANISASIONAL YANG BERORIENTASI PADA PERUBAHAN

Kultur organisasional (atau korporat) (organizational (or corporate) culture) dapat didefinisikan sebagai nilai-nilai yang dimiliki secara luas di dalam organisasi yang memberikan kesatuan dan kooperasi untuk mencapai tujuan umum.

Richard Tait menyebut dirinya sendiri poo-bah (orang sombong yang memiliki banyak pengaruh atau memegang banyak kantor dalam waktu yang bersamaan) untuk Cranium, pemanufaktur permainan papan yang sukses dengan nama itu. Whit Alexander, yang melakukan pengembangan dan manufaktur produk, disebut ketua orang tolol (chief noodler). Kriteria mereka untuk pengambilan keputusan adalah cerdik, berkualitas tinggi, inovatif, ramah, dan menyenangkan. Jenis gaya kepemimpinan dan kultur perusahaan apakah yang Anda harapkan dalam sebuah perusahaan yang begitu kasual ?

ORGANISASI INFORMAL

Organisasi formal (formal organization) yang merupakan struktur yang memperinci jalur-jalur tanggung jawab, otoritas, dan posisi. Ini adalah struktur yang diperlihatkan di bagan organisasi. Organisasi informal (informal organization) yang merupakan sistem hubungan yang berkembang secara spontan ketika para karyawan bertemun dan membentuk pusat kekuatan. Organisasi ini terdiri atas berbagai golongan kecil, hubungan, dan jalur otoritas yang berkembang di luar organisasi formal. Ini merupakan sisi manusia organisasi yang tidak diperlihatkan di bagan organisasional manapun.

Manajemen, Kepemimpinan, dan Pemberdayaan Karyawan

MANAJEMEN, KEPEMIMPINAN, DAN PEMBERDAYAAN KARYAWAN

PERAN MANAJER SEDANG BERUBAH

Karyawan masa kini cenderung lebih muda dan lebih sadar akan alternatif-alternatif pekerjaan. Perusahaan seperti Yahoo ! telah beradaptasi dengan membuat tempat kerja lebih terbuka dan nyaman bagi pekerja dengan multitugas. Tunjangan jenis apakah yang paling menarik bagi Anda ?

FUNGSI MANAJEMEN

Manajemen (management) adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasional melalui perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian orang dan sumber-sumber daya organisasional lainnya.

Perencanaan (planning) meliputi antisipasi terhadap tren dan penentuan strategi dan taktik terbaik untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasioanal.

Pengorganisasian (organizing) meliputi perancangan struktur organisasi dan penciptaan kondisi dan sistem di mana setiap orang dan dan setiap hal bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Kepemimpinan (leading) berarti menciptakan visi untuk organisasi dan mengomunikasikan, membimbing, melatih, dan memotivasi orang lain untuk bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi.

Pengendalian (controlling) melibatkan penetapan standar yang jelas untuk menentukan apakah sebuah organisasi mengalami kemajuan terhadap tujuan dan sasarannya,memberi ganjaran kepada orang-orang untuk melakukan pekerjaan yang baik, dan mengambil tindakan korektif jika tidak.

Apa yang Dilakukan Manajer

Beberapa manajer masa kini melakukan semua tugas ini dengan kooperasi dan partisipasi penuh dari pekerja. Memberdayakan karyawan berarti membiarkan mereka berpartisipasi secara lebih penuh dalam pengambilan keputusan.

Perencanaan

·        Menetapkan tujuan organisasional.

·        Mengembangkan strategi untuk mencapai tujuan itu.

·        Menentukan sumber daya yang dibutukan.

·        Menetapkan standar yang saksama.

Mengorganisasi

·        Mengalokasikan sumber daya, menugaskan, dan menetapkan prosedur untuk mencapai tujuan.

·        Menyiapkan struktur (bagan organisasi) yang memperlihatkan garis otoritas dan tanggung jawab.

·        Merekrut, menyeleksi, melatih, dan mengembangkan karyawan.

·        Menempatkan karyawan di mana mereka dapat berfungsi paling efektif.

Memimpin

·        Membimbing dan memotivasi karyawan untuk bekerja secara efektif untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasional.

·        Memberikan tugas.

·        Menjelaskan rutinitas.

·        Menjernihkan kebijakan.

·        Memberikan umpan balik atas kinerja.

Mengotrol

·        Mengukur hasil terhadap sasaran korporat.

·        Memantau kinerja secara relatif terhadap standar.

·        Memberi ganjaran pada kinerja yang menonjol.

·        Mengambil tindakan korektif ketika dibutuhkan.

Banyak dari pekerja di masa sekarang disebut sebagai “pekerja berpengetahuan” karena mereka mempunyai pendidikan dan keterampilan untuk bersaing dengan perusahaan di manapun di dunia. Sebagian besar dari pembelajaran itu datang dari perguruan tinggi komunitas, universitas, dan semua jenis pusat pembelajaran online. Keterampilan apakah yang akan membuat Anda lebih kompetitif dalam pasar pekerjaan di masa depan ?

PERENCANAAN: MENCIPTAKAN VISI BERDASARKAN PADA NILAI

Visi (vision) lebih dari sekedar tujuan; visi merupakan penjelasan yang luas atas mengapa organisasi tersebut eksis dan ke mana arah yang dituju organisasi tersebut.

Biasanya, karyawan bekerja bersama manajer untuk merancang sebuah pernyataan misi (mission statement) yang merupakan uraian mengenai tujuan mendasar dari sebuah organisasi. Sebuah pernyataan misi yang berarti harus menyinggung:

·        Konsep diri organisasi.

·        Filosofi dan tujuan perusahaan.

·        Daya tahan jangka panjang.

·        Kebutuhan pelanggan.

·        Tanggung jawab sosial.

·        Sifat dari produk atau jasa perusahaan.

Tujuan (goals) adalah pencapaian luas jangka panjang yang ingin dicapai sebuah organisasi.

Sasaran (objective) adalah pernyataan spesifik jangka pendek yang memerinci bagaimana cara mencapai tujuan organisasi.

Perencanaan menjawab beberapa pertanyaan fundamental bagi bisnis:

1.      Bagaimanakah situasinya sekarang ? Bagaimanakah keadaan ekonomi dan lingkungan lainnya ? Kesempatan apakah yang ada untuk memenuhi kebutuhan orang ? Produk dan pelanggan apakah yang paling menguntungkan ? Mengapa orang membeli (atau tidak membeli) produk kita ? siapakah pesaing utama kita ? Ancaman apakah yang mereka hadirkan terhadap bisnis kita ? Pertanyaan-pertanyaan ini adalah bagian dari apa yang dinamakan analisis SWOT (SWOT analysis), yaitu analisis dari kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), kesempatan (opportunities), dan ancaman (threats) organisasi. Perusahaan memulai proses ini dengan analisis atas lingkungan bisnis secara umum. Kemudian, perusahaan mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan. Akhirnya, sebagai hasil dari analisis lingkungan, perusahaan mengidentifikasi kesempatan dan ancaman. Hal-hal ini acap kali bersifat eksternal terhadap perusahaan dan tidak selalu dapat diantisipasi.

2.      Bagaimanakah kita dapat menuju ke sana ? Ini adalah bagian yang paling penting dari perencanaan. Bagian ini mempunyai empat bentuk: strategis, taktis, operasional, dan kontingensi.

Matriks SWOT

Matriks ini mengidetifikasi kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman potensial yang dapat dipertimbangkan organisasi dalam analisis SWOT.

KEKUATAN Internal Potensial

·        Kompetisi inti dalam area-area kunci

·        Pemimpin pasar yang diakui

·        Strategi area fungsional yang disusun dengan baik

·        Manajemen yang terbukti

·        Keuntungan biaya

·        Kampanye periklanan yang lebih baik

KELEMAHAN Internal Potensial

·        Tidak ada arah strategis yang jelas

·        Fasilitas yang kuno

·        Profitabilitas di bawah standar

·        Kurangnya kedalaman dan bakat manajerial

·        Lini produk yang terlalu sempit

KESEMPATAN Eksternal Potensial

·        Kemampuan untuk melayani kelompok pelanggan tambahan

·        Mengembangkan lini produk

·        Kemampuan untuk mengalihkan keterampilan atau teknologi ke produk baru

·        Rintangan perdagangan yang berkurang di pasar asing yang menarik

·        Perusahaan pesaing yang berpuas diri

·        Kemampuan untuk tumbuh dengan adanya peningkatan dalam permintaan pasar

ANCAMAN Eksternal Potensial

·        Masuknya pesaing asing dengan biaya lebih rendah

·        Peningkatan penjualan produk substitusi

·        Pertumbuhan pasar yang lebih lambat

·        Persyaratan regulasi yang berbiaya besar

·        Kerentanan terhadap resesi dan siklus bisnis

·        Kebutuhan dan selera pembeli yang berubah

Perencanaa strategis (strategic planning) menentukan tujuan utama organisasi. Perencanaan ini memberikan fondasi untuk kebijakan, prosedur, dan strategi untuk mendapatkan dan menggunakan sumber daya untuk mencapai tujuan itu.

Perencanaan taktis (tactical planning) adalah proses mengembangkan pernyataan terperinci jangka pendek mengenai apa yang harus dilakukan, siapa yang harus melakukannya, dan bagaimana cara melakukannya.

Perencanaan operasional (operational planning) adalah proses untuk menetapkan standar dan jadwal kerja yang diperlukan untuk menerapkan sasaran taktis perusahaan.

Perencanaan kontingensi (contingency planning) adalah proses untuk menyiapkan rencana tindakan alternatif yang dapat digunakan jika rencana utama tidak mencapai sasaran organisasi.

Fungsi Perencanaan

Sangat sedikit perusahaan yang menyempatkan diri untuk membuat rencana kontingensi. Jika sesuatu mengubah pasar, perusahaan seperti ini akan lambat untuk merespons. Sebagian besar organisasi mealakukan perencanaan strategis, taktis, dan operasional.

Bentuk-bentuk Perencanaan

PERENCANAAN STRATEGIS = Penetapan tujuan luas dan jangka panjang oleh manajer puncak

PERENCANAAN TAKTIS = Identifikasi sasaran spesifik dan jangka pendek oleh manajer tingkat lebih rendah

PERENCANAAN OPERASIONAL = Penetapan standar dan jadwal kerja

PERENCANAAN KONTINGENSI = Rencana cadangan jika rencana utama gagal

Pernyataan Misi Starbucks

Untuk menetapkan Starbucks sebagai penyedia utama kopi terbaik di dunia sembari mempertahankan prinsip-prinsip kami yang teguh seiring kami tumbuh. Enam prinsip pedoman berikut ini akan membantu kami mengukur kepantasan dari keputusan-keputusan kami:

·        Memberikan lingkungan kerja yang hebat dan memperlakukan satu sama lain dengan bermartabat dan rasa hormat.

·        Merangkul keberagaman sebagai sebuah komponen penting dalam cara kita melakukan bisnis.

·        Menerapkan standar tertinggi dalam keunggulan pada pembelian, pemanggangan, dan penyajian kopi kami.

·        Mengembangkan pelanggan yang terpuaskan dan antusias setiap saat.

·        Berkontribusi secara positif pada komunitas kami dan lingkungan kami.

·        Mengenali bahwa profitabilitas adalah penting bagi keberhasilan kami di masa depan.

Semua organisasi perlu memiliki rencana kontingensi untuk kejadian yang tidak terduga. Perhatikan kekacauan di New Orleans ketika rumah sakit dan organisasi lainnya tidak siap untuk topan besar. Apakah tanggung jawab yang Anda miliki sebagai warga negara untuk mempersiapkan diri untuk serangan teroris atau keadaan darurat lainnya ?

PENGAMBILAN KEPUTUSAN: MENEMUKAN ALTERNATIF TERBAIK

Pengambilan keputusan (decision making) adalah memilih di antara dua alternatif atau lebih. Langkah-langkah ini dapat diingat sebagai tujuh M dari pengambilan keputusan:

1.      Mendefinisikan situasi.

2.      Mendeskripsikan dan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan.

3.      Mengembangkan alternatif.

4.      Mengembangkan persetujuan di antara yang terlibat.

5.      Memutuskan alternatif mana yang terbaik.

6.      Melakukan apa yang diindikasikan (memulai implementasi).

7.      Menentukan apakah keputusan tersebut adalah keputusan yang baik dan melanjutkannya.

Pemecahan masalah (problem solving) adalah proses pemecahan masalah yang terjadi sehari-hari. Pemecahan masalah lebih tidak formal dibandingkan proses pengambilan keputusan dan biasanya membutuhkan tindakan yang lebih cepat. Teknik-teknik pengambilan keputusan yang digunakan perusahaan meliputi brainstorming (yaitu, memikirkan sebanyak mungkin pemecahan dalam periode waktu singkat dengan tanpa penyensoran ide) dan PMI (yaitu, menuliskan semua plus untuk pemecahan dalam satu kolom, semua minus dalam kolom yang lain, dan implikasinya pada kolom ketiga).

PENGORGANISASIAN: MENCIPTAKAN SEBUAH SISTEM YANG PADU

Bagan organisasi (organization chart) adalah alat visual yang memperlihatkan hubungan antarorang dan membagi pekerjaan organisasi; bagan organisasi memperlihatkan siapa yang bertanggung jawab untuk penyelesaian pekerjaan tertentu dan siapa yang melapor kepada siapa.

Manajemen puncak (top management) (manajemen tingkat tertinggi) terdiri atas president dan ekskutif perusahaan penting lainnya yang mengembangkan rencana strategis.

Manajemen menengah (middle management) meliputi general manager, manajer divisi, dan manajer cabang dan pabrik (di perguruan tinggi, dekan dan kepala departemen) yang bertanggung jawab untuk perencanaan taktis dan pengendalian.

Manajemen penyelia (supervisory management) meliputi mereka yang secara langsung bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan dan mengevaluasi kinerja harian mereka; mereka acap kali dikenal sebagai manajer lini pertama (atau penyelia) karena mereka adalah tingkat pertama di atas pekerja.

Tingkatan-tingkatan Manajemen

Di banyak perusahaan terdapat beberapa tingkat manajemen menengah. Akan tetapi, akhir-akhir ini, perusahaan telah menghapuskan manajer tingkat menengah lebih sedikit yang dibutuhkan untuk mengawasi tim-tim karyawan yang dapat mengatur dirinya sendiri.

MANAJEMEN PUNCAK = President, Vice president

MANAJEMEN MENENGAH = Manajer pabrik, Kepala divisi, Manajer cabang

MANAJEMEN PENYELIA = Penyelia, Mandor, Kepala departemen, Pemimpin bagian

NON-PENYELIA = Karyawan

TUGAS DAN KETERAMPILAN PADA TINGKAT MANAJEMEN YANG BERBEDA

Seorang manajer harus memiliki tiga kategori keterampilan:

1.      Keterampilan teknis (technical skills) melibatkan kemampuan untuk melakukan tugas dalam disiplin tertentu (seperti menjual produk atau mengembangkan peranti lunak) atau departemen tertentu (seperti pemasaran atau sistem informasi).

2.      Keterampilan hubungan manusia (human relations skills) melibatkan komunikasi dan motivasi; keterampilan ini memungkinkan manajer untuk bekerja melalui dan bersama orang-orang. Keterampilan seperti ini juga meliputi keterampilan yang berhubungan dengan kepemimpinan, bimbingan, pembangun moral, pendelegasian, pelatihan dan perkembangan, serta bantuan dan dukungan.

3.      Keterampilan konseptual (conceptual skills) melibatkan kemampuan untuk menggambarkan organisasi sebagai satu keseluruhan dan hubungan antara berbagai bagiannya. Keterampilan konseptual dibutuhkan dalam perencanaan, pengorganisasian, pengendalian, pengembangan sistem, analisis masalah, pengambilan keputusan, koordinasi, dan pendelegasian.

Keterampilan yang Dibutuhkan pada Berbagai Tingkat Manajemen

Semua manajer membutuhkan keterampilan hubungan manusia. Di puncak, manajer membutuhkan keterampilan konseptual yang kuat dan lebih sedikit mengandalkan keterampilan teknis. Manajer lini pertama membuthkan keterampilan teknis yang kuat dan lebih sedikit mengandalkan keterampilan konseptual. Manajer menengah perlu mempunyai keseimbangan antara keterampilan teknis dan konseptual.

ORGANISASI BERORIENTASI PEMANGKU KEPENTINGAN

PENGISIAN STAF: MENDAPATKAN DAN MEMPERTAHANKAN ORANG YANG TEPAT

Pengisian staf (staffing) meliputi merekrut, mempekerjakan, memotivasi, dan mempertahankan orang-orang terbaik yang ada untuk mencapai sasaran organsasi.

Untuk mendapatkan orang yang tepat untuk menjadi staf organisasi, perusahaan harus menawarkan insentif yang tepat. Koki ahli Google memasak makan siang, makan malam, dan makanan kecil secara gratis untuk karyawan. Akankah insentif seperti ini menarik bagi Anda ? Seberapa pentingkah bayaran secara relatif terhadap insentif lainnya bagi Anda ?

KEPEMIMPINAN: MENYEDIAKAN VISI DAN NILAI SECARA TERUS- MENERUS

Pemimpin harus:

·        Mengomunikasikan sebuah visi dan membuat orang lain mengikuti visi tersebut. Dalam melakukannya, pemimpin harus secara terbuka sensitif terhadap perhatian pengikutnya, memberi mereka tanggung jawab, dan memenangkan kepercayaan mereka.

·        Menetapkan nilai-nilai korporat. Nilai-nilai ini meliputi perhatian untuk karyawan, pelanggan, lingkungan, dan kualitas produk perusahaan. Sekarang, ketika perusahaan menetapkan tujuan bisnis mereka, mereka juga mendefinisikan nilai-nilai perusahaan.

·        Mempromosikan etika korporat. Etika meliputi tuntutan atas kejujuran secara terus-menerus dan kepastian bahwa setiap orang dalam perusahaan diperlakukan dengan adil. Itulah mengapa kita menekankan pengambilan keputusan etis di seluruh teks ini. Banyak pelaku bisnis membuat berita dengan menyumbangkan jumlah yang sangat besar untuk amal, dan dengan demikian menetapkan model perhatian sosial bagi karyawan mereka dan orang lain.

·        Merangkul perubahan. Mungkin  menetapkan model perhatian sosial bagi karyawan mereka dan orang lain.

·        Merangkul perubahan. Mungkin pekerjaan yang paling penting dari seorang pemimpin adalah untuk mengubah cara perusahaan melakukan bisnis, sehingga menjadi lebih efektif (melakukan hal-hal dengan baik) dan efisien (menggunakan lebih sedikit sumber daya untuk mencapai tujuan yang sama).

GAYA KEPEMIMPINAN

Kita dapat melihat pada beberapa gaya kepemimpinan yang paling umum dikenali dan melihat bagaimana gaya-gaya ini dapat efektif:

1.      Kepemimpinan otokratis (autocratic leadership) melibatkan penngambilan keputusan manajerial tanpa berkonsultasi dengan orang lain. Gaya seperti ini efektif dalam keadaan darurat dan ketika dibutuhkan kepengikutan yang mutlak, sebagai contoh, ketika memadamkan api. Kepemimpinan otokratis juga kadang efektif dengan pekerja baru yang relatif tidak terampil yang membutuhkan arahan dan bimbingan yang jelas. Pelatih Phil Jackson menggunakan gaya kepemimpinan otokratis untuk membawa Los Angeles Lakers memenangkan kejuaraan National Basketball Association tiga kali berturut-turut. Dengan mengikuti kepemimpinannya, sekelompok individu berketerampilan tinggi menjadi tim pemenang. Bagaimanakah keadaan tim tersebut sekarang ?

2.      Kepemimpinan partisipatif (demokratis) (participative (democratic) leadership) terdiri dari manajer dan karyawan yang bekerja bersama untuk mengambil keputusan. Riset telah menemukan bahwa partsipasi karyawan dalam keputusan tidak selalu dapat meningkatkan efektivitas, tetapi biasanya meningkatkan kepuasan kerja. Banyak organisasi progresif yang berhasil dalam menggunakan gaya kepemimpinan demokratis yang menghargai sifat-sifat, seperti fleksibilitas, keterampilan mendengarkan yang baik, dan empati.

3.      Kepemimpinan free-rein (free-rein leadership) melibatkan manajer yang menetapkan sasaran-sasaran dan karyawan relatif mempunyai kebebasan untuk melakukan apa pun yang diperlukan untuk mencapai sasaran-sasaran tersebut. Dalam organisasi tertentu, di mana manajer berurusan dengan dokter, insinyur, atau profesional lainnya, acap kali gaya kepemimpinan yang paling berhasil adalah kepemimpinan free-rein. Sifat-sifat yang diperlukan oleh manajer dalam organisasi seperti ini meliputi kehangatan, keramahan, dan pemahaman. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi gaya kepemimpinan ini, setidaknya dengan beberapa dari karyawan mereka.

MEMBERDAYAKAN KARYAWAN

Pemampuan (enabling) adalah istilah yang digunakan untuk mendeskripsikan pemberian pendidikan dan alat-alat yang dibutuhkan pekerja untuk mengambil keputusan.

MENGELOLA PENGETAHUAN

Menemukan informasi yang tepat, menyimpan informasi di tempat yang siap untuk diakses, dan membuat informasi tersebut diketahui setiap orang dalam perusahaan bersama-sama merupakan manajemen pengetahuan (knowledge management).

PENGENDALIAN: MEMASTIKAN KEBERHASILAN

Pengendalian terdiri atas lima langkah:

1.      Menetapkan standar kinerja yang jelas. Ini mengikat fungsi perencanaan pada fungsi pengendalian. Tanpa adanya standar yang jelas, pengendalian menjadi mustahil.

2.      Memantau dan merekam kinerja aktual (hasil).

3.      Membandingkan hasil terhadap rencana dan standar.

4.      Mengomunikasikan hasil dan penyimpangan kepada karyawan yang terlibat.

5.      Mengambil tindakan korektif ketika dibutuhkan dan memberikan umpan balik positif untuk kerja yang dilaksanakan dengan baik.

Proses Pengendalian

Seluruh proses pengendalian didasarkan pada standar yang jelas. Tanpa standar seperti ini, langkah lainnya menjadi sulit, bahkan mustahil. Dengan standar yang jelas, pengukuran kinerja relatif mudah dan tindakan yang sesuai dapat diambil.

Contoh-contoh tujuan dan standar berikut ini memenuhi kriteria tersebut:

·        Mengurangi jumlah produk apkir dari 10 per 1.000 menjadi 5 per 1.000 hingga 31 Maret.

·        Meningkatkan jumlah manajer memberikan pujian kepada karyawan dari 3 per minggu menjadi 12 per minggu hingga akhir kwartal.

·        Meningkatkan penjualan produk X dari 10.000 per bulan menjadi 12.000 per bulan hingga Juli.

SEBUAH KRITERIA PENGUKURAN BARU: KEPUASAN PELANGGAN

Pelanggan eksternal (external customer) meliputi diler yang membeli produk untuk dijual kepada orang lain dan pelanggan akhir (juga dikenal sebagai pengguna akhir) seperti Anda dan saya, yang membeli produk untuk digunakan secara pribadi. Pelanggan internal (internal customer) adalah individu dan unit perusahaan yang menerima layanan dari individu atau unit lain.